Hồ sơ chi phí quảng cáo Facebook, Google, TikTok được chấp nhận

Khung pháp lý áp dụng đối với chi phí quảng cáo số

Chi phí quảng cáo Facebook, Google, TikTok về nguyên tắc được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Ba điều kiện trọng tâm gồm: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và nếu hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đối với giao dịch quảng cáo qua nền tảng nước ngoài, cần đồng thời đối chiếu quy định về hóa đơn, chứng từ của nhà thầu nước ngoài, quy định về thuế nhà thầu và quy định về chứng từ thanh toán. Trường hợp dịch vụ được mua trực tiếp từ nền tảng hoặc từ nhà cung cấp nước ngoài, hồ sơ thường không vận hành theo mô hình hóa đơn GTGT trong nước, mà phải dựa vào invoice, chứng từ thanh toán và tài liệu kê khai, nộp thuế liên quan nếu phát sinh nghĩa vụ thuế.

Trong thực tiễn kiểm tra thuế, cơ quan thuế thường không chỉ xem một hóa đơn đơn lẻ mà đánh giá toàn bộ chuỗi chứng từ của giao dịch. Vì vậy, mục tiêu của hồ sơ không dừng ở việc “có chi tiền quảng cáo”, mà phải chứng minh được chủ thể thanh toán, nội dung dịch vụ, thời điểm phát sinh, giá trị giao dịch và tính phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bộ hồ sơ cơ bản cần có để chi phí quảng cáo được chấp nhận

Hồ sơ tối thiểu đối với chi phí quảng cáo số nên gồm 4 nhóm tài liệu: căn cứ đặt dịch vụ, chứng từ thực hiện dịch vụ, chứng từ thanh toán và tài liệu kế toán - thuế kèm theo. Tùy mô hình mua quảng cáo, doanh nghiệp bổ sung thêm hồ sơ thuế nhà thầu, ủy quyền thanh toán hoặc hồ sơ agency.

1. Căn cứ đặt dịch vụ quảng cáo

Doanh nghiệp cần có hợp đồng dịch vụ quảng cáo, thỏa thuận sử dụng nền tảng, đơn đặt hàng, email xác nhận, hoặc điều khoản dịch vụ thể hiện rõ tên dịch vụ, thời gian chạy, ngân sách, tài khoản quảng cáo, phương thức tính phí. Nếu thuê agency, phải có hợp đồng dịch vụ marketing hoặc quảng cáo nêu rõ phạm vi công việc, đầu mối thực hiện, đơn giá, phương thức nghiệm thu và trách nhiệm xuất hóa đơn.

2. Chứng từ thể hiện dịch vụ đã được thực hiện

Đây là nhóm tài liệu rất quan trọng vì quảng cáo số là dịch vụ phát sinh liên tục, khó nhìn thấy bằng chứng vật chất. Doanh nghiệp nên lưu báo cáo chiến dịch, bảng tổng hợp chi tiêu quảng cáo, màn hình quản trị tài khoản, lịch sử giao dịch, chỉ số phân phối quảng cáo, báo cáo nghiệm thu hoặc biên bản xác nhận khối lượng dịch vụ theo kỳ. Với TikTok, Google hay Facebook, các file sao kê tiêu dùng quảng cáo, invoice theo chu kỳ và báo cáo từ Business Manager/Ads Manager thường là tài liệu cốt lõi.

3. Chứng từ thanh toán hợp pháp

Nếu giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên cho mỗi lần mua dịch vụ, khoản chi phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Thông thường gồm ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, chứng từ nạp tiền vào tài khoản quảng cáo, sao kê thẻ doanh nghiệp, hoặc chứng từ chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp sang nhà cung cấp, sang nền tảng hoặc sang agency tùy mô hình thanh toán.

Trường hợp cá nhân nhân viên đứng tên thẻ hoặc tài khoản thanh toán hộ cho doanh nghiệp, hồ sơ phải có thêm quyết định cử thanh toán hộ, quy chế tài chính nội bộ, chứng từ hoàn ứng hoặc thanh toán lại, và chứng từ thể hiện khoản chi thực sự phục vụ doanh nghiệp. Thiếu phần giải trình này, khoản chi dễ bị đánh giá là chi của cá nhân chứ không phải chi phí của doanh nghiệp.

4. Hồ sơ kế toán và thuế kèm theo

Doanh nghiệp cần hạch toán đầy đủ vào sổ sách kế toán, kèm chứng từ ghi sổ, phiếu kế toán, định khoản chi phí marketing hoặc chi phí bán hàng theo bản chất giao dịch. Nếu là giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài có nghĩa vụ thuế nhà thầu, hồ sơ còn phải có tờ khai thuế nhà thầu, chứng từ nộp thuế và tài liệu xác định số thuế đã kê khai.

Hồ sơ theo từng mô hình quảng cáo thường gặp

Quảng cáo mua trực tiếp từ Facebook, Google, TikTok

Với mô hình tự chạy quảng cáo trên nền tảng, doanh nghiệp cần giữ invoice do nền tảng phát hành, chứng từ thanh toán qua thẻ, ví, tài khoản ngân hàng hoặc phương thức thanh toán được chấp nhận, cùng màn hình quản trị chiến dịch. Nếu nền tảng phát hành hóa đơn mang tên doanh nghiệp và thể hiện đầy đủ nội dung dịch vụ, đây là tài liệu trung tâm để chứng minh khoản chi.

Trong trường hợp giao dịch thuộc diện phải thực hiện nghĩa vụ thuế nhà thầu, doanh nghiệp phải lưu thêm hồ sơ kê khai và nộp thuế theo quy định hiện hành. Khi có đầy đủ bộ chứng từ này, khoản chi có cơ sở cao hơn để được tính vào chi phí được trừ và làm căn cứ khấu trừ, kê khai thuế liên quan nếu đủ điều kiện.

Quảng cáo qua agency hoặc đơn vị trung gian trong nước

Nếu doanh nghiệp thuê agency Việt Nam chạy quảng cáo, hồ sơ cần có hợp đồng, hóa đơn điện tử do agency xuất, biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận khối lượng dịch vụ, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi đạt ngưỡng luật định. Đồng thời, cần tách rõ giá trị dịch vụ của agency với giá trị tiền nạp quảng cáo nộp hộ nền tảng để tránh trùng lắp chi phí hoặc nhầm bản chất khoản tiền.

Với mô hình này, cơ quan thuế thường xem xét kỹ việc agency có thực sự cung cấp dịch vụ hay chỉ là kênh trung gian thanh toán. Vì vậy, hồ sơ nên thể hiện rõ phần việc agency thực hiện như tối ưu chiến dịch, lập kế hoạch media, thiết kế nội dung, báo cáo hiệu quả và quản lý tài khoản quảng cáo.

Quảng cáo có cá nhân nội bộ đứng ra thanh toán hộ

Đây là tình huống thường gặp khi doanh nghiệp chưa thiết lập được phương thức thanh toán doanh nghiệp cho tài khoản quảng cáo. Để khoản chi được chấp nhận, hồ sơ phải chứng minh người thanh toán là người được doanh nghiệp giao nhiệm vụ, sau đó doanh nghiệp hoàn trả bằng chứng từ nội bộ hợp lệ. Thiếu quyết định, ủy quyền hoặc quy chế hoàn ứng thì chi phí rất dễ bị loại.

Những lỗi hồ sơ khiến chi phí quảng cáo bị loại

Lỗi phổ biến đầu tiên là chỉ có màn hình nạp tiền hoặc sao kê thẻ nhưng không có hợp đồng, invoice hoặc báo cáo chiến dịch. Lỗi thứ hai là chứng từ thanh toán đứng tên cá nhân, không chứng minh được quan hệ với doanh nghiệp. Lỗi thứ ba là hóa đơn, invoice ghi tên đơn vị khác với doanh nghiệp chịu chi phí, làm đứt chuỗi chứng minh tính liên quan.

Lỗi tiếp theo là thiếu hồ sơ thuế nhà thầu khi phát sinh nghĩa vụ kê khai nộp thay cho nhà cung cấp nước ngoài. Ngoài ra, việc chi tiền quảng cáo nhưng không có tài liệu thể hiện chiến dịch phục vụ sản phẩm, dịch vụ nào của doanh nghiệp cũng khiến khoản chi bị nghi ngờ về tính thực tế và tính liên quan.

Đối với các khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, chỉ cần thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì rủi ro bị loại chi phí đã rất cao. Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình lưu trữ ngay từ khi bắt đầu chạy quảng cáo, không nên chờ đến kỳ quyết toán mới thu thập hồ sơ.

Tiêu chí thực hành để hồ sơ đạt chuẩn khi quyết toán thuế

Hồ sơ đạt chuẩn phải trả lời được bốn câu hỏi: ai mua dịch vụ, mua dịch vụ gì, dịch vụ đã được thực hiện ra sao và đã thanh toán bằng phương thức nào. Nếu một trong bốn câu hỏi này không có tài liệu chứng minh, khoản chi thường phát sinh tranh chấp khi thanh tra hoặc quyết toán.

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa theo từng chiến dịch: một bộ gồm hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ, invoice, báo cáo chiến dịch, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán và chứng từ thuế nếu có. Cách làm này phù hợp cả khi làm việc trực tiếp với nền tảng nước ngoài lẫn khi thuê đơn vị trung gian trong nước.

Về mặt quản trị, hồ sơ càng đồng nhất giữa kế toán, thuế và bộ phận marketing thì khả năng được chấp nhận càng cao. Tên chiến dịch, ngân sách, thời gian chạy, đối tượng quảng cáo và tên người thanh toán cần thống nhất trên toàn bộ chứng từ để tránh mâu thuẫn nội bộ.

Kết luận

Chi phí quảng cáo Facebook, Google, TikTok không đòi hỏi một mẫu hồ sơ duy nhất, nhưng luôn cần một chuỗi chứng từ đủ để chứng minh tính thực tế, tính liên quan và tính hợp pháp của giao dịch. Căn cứ trực tiếp để doanh nghiệp sử dụng là khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC; ngoài ra, với giao dịch xuyên biên giới, hồ sơ thuế nhà thầu và chứng từ thanh toán đóng vai trò quyết định. Doanh nghiệp chuẩn hóa bộ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giảm đáng kể rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản 1 Điều 4.
• Thông tư 219/2013/TT-BTC về thuế giá trị gia tăng.
• Luật Quản lý thuế 2019.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Quy định về thuế nhà thầu đối với nhà cung cấp nước ngoài theo pháp luật thuế hiện hành.