Chi phí quà tặng khách hàng, nhân viên: hóa đơn và chứng từ cần có

Khung pháp lý điều chỉnh chi phí quà tặng

Chi phí quà tặng khách hàng, nhân viên được xem xét chủ yếu dưới góc độ thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và chế độ hóa đơn, chứng từ. Về nguyên tắc, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động phải lập hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Quy định về hóa đơn, chứng từ tiếp tục được hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Ở góc độ thuế TNDN, khoản chi được trừ phải đáp ứng điều kiện tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và nếu hóa đơn từng lần từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là cơ sở trung tâm để xác định chi phí quà tặng có được tính vào chi phí được trừ hay không.

Quà tặng khách hàng: khi nào phải lập hóa đơn

Đối với hàng hóa, dịch vụ đem tặng khách hàng nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quà tặng. Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT nếu thuộc đối tượng chịu thuế. Trường hợp quà tặng là hàng hóa do doanh nghiệp mua vào rồi biếu, tặng, hóa đơn đầu ra vẫn phải được lập như một giao dịch xuất hàng theo quy định về hóa đơn.

Về chứng từ nội bộ, doanh nghiệp cần có quyết định hoặc chương trình tặng quà, danh sách khách hàng nhận quà, tiêu chí tặng quà, thời điểm tặng và căn cứ kinh doanh của chương trình. Bộ hồ sơ này giúp chứng minh khoản chi có liên quan đến hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc khuyến mại, qua đó đáp ứng điều kiện về tính thực tế của chi phí.

Hồ sơ cần có đối với quà tặng khách hàng

• Quyết định hoặc thông báo về chương trình tặng quà.
• Danh sách khách hàng nhận quà hoặc biên bản giao nhận quà.
• Hóa đơn mua quà đầu vào.
• Hóa đơn xuất cho hàng hóa, dịch vụ biếu tặng.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu hóa đơn mua vào từ 20 triệu đồng trở lên.

Quà tặng nhân viên: hóa đơn và chứng từ khác gì

Quà tặng nhân viên có thể phát sinh dưới nhiều hình thức như quà lễ, tết, sinh nhật, khen thưởng, phúc lợi hoặc hiện vật thay cho một khoản hỗ trợ nhất định. Nếu quà là hàng hóa, dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp để tặng người lao động thì vẫn phải lập hóa đơn theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trường hợp quà tặng được xác định là khoản chi phúc lợi cho người lao động, doanh nghiệp cần đồng thời căn cứ quy chế tài chính, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế thưởng phúc lợi nội bộ.

Về chứng từ, ngoài hóa đơn mua hàng và hóa đơn xuất tặng, doanh nghiệp cần danh sách nhân viên nhận quà, quyết định của người có thẩm quyền, bảng phân bổ chi phí và biên bản bàn giao hoặc ký nhận. Nếu quà tặng mang tính phúc lợi, hồ sơ nội bộ càng cần chặt chẽ để chứng minh mục đích chi và đối tượng hưởng lợi. Khi hạch toán và quyết toán thuế, đây là nhóm chứng từ có vai trò quyết định trong việc chứng minh chi phí phát sinh là thật và phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.

Hồ sơ cần có đối với quà tặng nhân viên

• Quyết định hoặc quy chế chi phúc lợi, khen thưởng.
• Danh sách nhân viên nhận quà.
• Biên bản giao nhận hoặc bảng ký nhận.
• Hóa đơn mua quà đầu vào.
• Hóa đơn đầu ra đối với hàng hóa, dịch vụ đem tặng.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu đáp ứng ngưỡng bắt buộc.

Điều kiện để chi phí quà tặng được tính vào chi phí được trừ

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí quà tặng chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đồng thời ba nhóm điều kiện. Thứ nhất, khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Thứ hai, khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Thứ ba, với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 20 triệu đồng trở lên, việc thanh toán phải thực hiện không dùng tiền mặt. Đây là tiêu chí bắt buộc, không phụ thuộc vào việc quà tặng dành cho khách hàng hay nhân viên.

Trong thực tiễn kiểm tra thuế, cơ quan thuế thường xem xét chặt chẽ tính hợp lệ của chương trình tặng quà, căn cứ triển khai, danh sách người nhận và đối chiếu giữa số lượng hàng mua vào với số lượng hàng xuất tặng. Nếu thiếu hóa đơn đầu ra, thiếu bảng ký nhận hoặc không chứng minh được mối liên hệ với hoạt động kinh doanh, khoản chi dễ bị loại khỏi chi phí được trừ. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ theo từng chương trình tặng quà thay vì chỉ giữ hóa đơn rời rạc.

Lưu ý về thuế GTGT khi tặng quà

Hàng hóa, dịch vụ đem cho, biếu, tặng thường phải kê khai thuế GTGT đầu ra như trường hợp bán hàng nếu thuộc đối tượng chịu thuế. Giá tính thuế thường căn cứ theo giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh. Doanh nghiệp cần tách bạch giữa hóa đơn mua vào để có hàng quà tặng và hóa đơn xuất ra khi trao tặng để tránh nhầm lẫn trong kê khai.

Đối với quà tặng là hàng hóa khuyến mại theo quy định pháp luật về thương mại, việc lập hóa đơn và hồ sơ có thể áp dụng cơ chế riêng nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện của chương trình khuyến mại hợp pháp. Trường hợp này vẫn phải có quyết định, thể lệ, danh sách hàng khuyến mại và chứng từ liên quan theo đúng hồ sơ chương trình. Do đó, doanh nghiệp nên xác định rõ quà tặng thuộc nhóm biếu tặng thông thường hay khuyến mại để áp dụng đúng chế độ hóa đơn, chứng từ.

Kết luận

Chi phí quà tặng khách hàng, nhân viên muốn được chấp nhận về thuế phải có đầy đủ hóa đơn và chứng từ, đồng thời bảo đảm liên hệ trực tiếp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Về hồ sơ tối thiểu, cần có hóa đơn mua vào, hóa đơn xuất tặng, quyết định hoặc chương trình tặng quà, danh sách người nhận và chứng từ thanh toán phù hợp với quy định. Việc thiết lập hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro thuế, bảo vệ chi phí hợp lệ và phản ánh trung thực bản chất của khoản chi.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Luật Thuế giá trị gia tăng hiện hành và văn bản hướng dẫn thi hành.