Chi phí phúc lợi cho nhân viên được trừ đến mức nào?

Khái niệm và vị trí pháp lý của chi phí phúc lợi cho nhân viên

Chi phí phúc lợi cho nhân viên là các khoản chi của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ đời sống vật chất, tinh thần hoặc an sinh cho người lao động, không cấu thành tiền lương, tiền công theo nghĩa thông thường. Trong thực tiễn thuế, đây là một nhóm chi phí được xem xét riêng khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Pháp luật không cho phép mặc nhiên trừ toàn bộ khoản phúc lợi; việc trừ phụ thuộc vào tính chất khoản chi, hồ sơ chứng từ và giới hạn tổng mức chi theo quy định.

Cơ sở pháp lý trọng tâm hiện nay là theo điểm 2.30 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC. Quy định này xác lập nhóm khoản chi có tính chất phúc lợi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, đồng thời đặt ra ngưỡng khống chế chung đối với tổng mức chi trong năm tính thuế.

Những khoản phúc lợi được tính vào chi phí được trừ

Nhóm khoản chi có tính chất phúc lợi được trừ bao gồm các khoản chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau. Đây là những khoản mang tính hỗ trợ xã hội và phúc lợi nội bộ, gắn với chính sách nhân sự của doanh nghiệp.

Danh mục còn bao gồm chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, Tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động, trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện theo quy định chuyên biệt của pháp luật thuế. Ngoài các khoản liệt kê cụ thể, pháp luật còn ghi nhận “những khoản chi có tính chất phúc lợi khác”, miễn là khoản chi đó có bản chất phúc lợi cho người lao động và đáp ứng điều kiện chi phí hợp lệ.

Giới hạn được trừ: không quá một tháng lương bình quân thực tế

Điểm mấu chốt của chế độ này là tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Nếu tổng các khoản phúc lợi trong năm nằm trong giới hạn này thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu vượt trần, phần vượt không được trừ khi tính thuế.

Về cách xác định, “một tháng lương bình quân thực tế” được hiểu là mức bình quân tiền lương thực tế chi trả trong năm tính thuế, làm căn cứ so sánh với tổng khoản chi phúc lợi. Doanh nghiệp cần nhất quán trong phương pháp tính và lưu giữ hồ sơ để chứng minh căn cứ xác định mức bình quân. Trong kiểm tra thuế, đây là điểm thường bị rà soát vì ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp.

Điều kiện để khoản phúc lợi được chấp nhận khi quyết toán thuế

Để được trừ, khoản chi phúc lợi phải đáp ứng các điều kiện chung của chi phí được trừ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và văn bản hướng dẫn thi hành: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp pháp luật yêu cầu. Nếu khoản chi chỉ tồn tại trên quy chế nội bộ nhưng không có chứng từ chứng minh việc chi trả thực tế thì không được chấp nhận.

Doanh nghiệp nên ban hành quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ hoặc quy chế phúc lợi để xác định rõ đối tượng hưởng, điều kiện hưởng, mức chi và trình tự phê duyệt. Hồ sơ quyết toán nên có danh sách người lao động được hưởng, quyết định chi, chứng từ thanh toán, hóa đơn hợp lệ và tài liệu chứng minh mục đích chi. Cách tổ chức hồ sơ càng chặt chẽ thì khả năng được chấp nhận càng cao khi cơ quan thuế kiểm tra.

Phân biệt chi phí phúc lợi với tiền lương, thưởng và khoản thu nhập chịu thuế của người lao động

Không phải mọi khoản chi cho nhân viên đều là phúc lợi. Tiền lương, tiền thưởng theo hiệu quả công việc, thưởng doanh số, thưởng sáng kiến hoặc các khoản mang tính trả công cho lao động là nhóm chi phí tiền lương, tiền công, có cơ chế ghi nhận và khấu trừ riêng. Ngược lại, chi phúc lợi hướng tới hỗ trợ đời sống hoặc an sinh, không nhằm trả công trực tiếp cho kết quả lao động.

Ở góc độ thuế thu nhập cá nhân, một số khoản phúc lợi nếu chi cho từng cá nhân và xác định được người hưởng cụ thể có thể phát sinh nghĩa vụ tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động theo quy định riêng. Vì vậy, doanh nghiệp cần đồng thời xem xét cả thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân khi thiết kế chính sách phúc lợi. Sự tách bạch giữa hai sắc thuế giúp hạn chế rủi ro khi quyết toán và thanh tra thuế.

Khuyến nghị thực hành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên xây dựng ngân sách phúc lợi theo năm và theo dõi lũy kế để không vượt quá mức một tháng lương bình quân thực tế. Trước khi chi, cần kiểm tra khoản chi có đúng nhóm phúc lợi được pháp luật thừa nhận hay không, nhất là các khoản hỗ trợ phát sinh ngoài danh mục điển hình. Khi lập chứng từ, cần thể hiện rõ mục đích, đối tượng hưởng và căn cứ phê duyệt.

Trong trường hợp chi phúc lợi bằng tiền mặt, bằng hiện vật hoặc qua dịch vụ cho người lao động, hồ sơ phải phản ánh đầy đủ giá trị thực chi và người nhận. Nếu doanh nghiệp có nhiều chương trình phúc lợi trong năm, nên tổng hợp riêng từng nhóm chi và đối chiếu với giới hạn được trừ trước khi khóa sổ quyết toán. Đây là biện pháp thực tiễn hiệu quả để giảm nguy cơ bị loại chi phí khi kiểm tra thuế.

Kết luận

Chi phí phúc lợi cho nhân viên được trừ đến mức không vượt quá một tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế và chỉ đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi theo đúng quy định pháp luật thuế hiện hành. Muốn được chấp nhận khi quyết toán, doanh nghiệp phải chứng minh tính thực tế của khoản chi, tính hợp lệ của chứng từ và sự phù hợp với quy chế nội bộ. Cách tiếp cận đúng là quản trị phúc lợi như một cấu phần của chính sách nhân sự nhưng đồng thời phải kiểm soát theo chuẩn mực thuế.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, điểm 2.30 khoản 2 Điều 6.
• Thông tư 25/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính, khoản 4 Điều 3.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Nghị định 218/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế về khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động.