Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán tiền mặt: Khi nào bị loại?

Khung pháp lý điều chỉnh khoản chi thanh toán tiền mặt

Trong thuế thu nhập doanh nghiệp, một khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đồng thời các điều kiện luật định về thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, pháp luật hiện hành yêu cầu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì khoản chi mới được chấp nhận. Cách tiếp cận này xuất phát từ quy định về chi phí được trừ trong Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và văn bản hướng dẫn có hiệu lực từ 01/7/2025.

Về mặt thực hành, quy định không chỉ tác động đến khâu hạch toán mà còn quyết định trực tiếp đến nghĩa vụ thuế khi quyết toán. Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp pháp luật yêu cầu chứng từ không dùng tiền mặt, khoản chi đó bị loại khi tính thu nhập chịu thuế. Vì vậy, việc xác định đúng ngưỡng giá trị, đúng thời điểm thanh toán và đúng loại chứng từ là điều kiện then chốt để bảo toàn chi phí hợp lệ.

Khi nào khoản chi bị loại do thanh toán tiền mặt?

Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ bị loại khi đồng thời rơi vào các dấu hiệu sau: giao dịch có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên; khoản chi thuộc loại phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; và doanh nghiệp thực tế thanh toán bằng tiền mặt hoặc không có chứng từ đáp ứng yêu cầu pháp luật. Trong trường hợp này, chi phí không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ngưỡng 05 triệu đồng được hiểu theo từng lần mua hàng hóa, dịch vụ hoặc từng khoản thanh toán khác theo quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp không được tách nhỏ giao dịch một cách hình thức để né yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt nếu bản chất khoản chi là một giao dịch có giá trị thuộc ngưỡng áp dụng. Khi hồ sơ kế toán thể hiện khoản chi đủ điều kiện khác nhưng thiếu chứng từ thanh toán đúng quy định, cơ quan thuế vẫn có cơ sở loại khoản chi này.

Trường hợp thanh toán một phần bằng tiền mặt

Nếu một giao dịch thuộc ngưỡng áp dụng nhưng doanh nghiệp thanh toán bằng nhiều phương thức, phần thanh toán bằng tiền mặt sẽ làm phát sinh rủi ro không được chấp nhận đối với khoản chi tương ứng. Thực tiễn áp dụng cho thấy cơ quan thuế xem xét rất chặt yếu tố chứng từ thanh toán, đặc biệt khi khoản chi có giá trị lớn hoặc phát sinh gần thời điểm quyết toán. Doanh nghiệp cần bảo đảm toàn bộ dòng tiền thanh toán đáp ứng yêu cầu không dùng tiền mặt để tránh tranh chấp về tính hợp lệ của chi phí.

Trường hợp đến thời điểm ghi nhận chi phí chưa thanh toán

Pháp luật cho phép doanh nghiệp ghi nhận tạm thời chi phí đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ đã phát sinh nhưng chưa đến thời điểm thanh toán. Tuy nhiên, khi đến kỳ thanh toán mà doanh nghiệp dùng tiền mặt đối với khoản thuộc diện bắt buộc không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ phát sinh thanh toán bằng tiền mặt. Cơ chế này ngăn việc ghi nhận chi phí hợp lệ ở kỳ trước nhưng né điều kiện thanh toán ở kỳ sau.

Những căn cứ pháp lý cần đặc biệt lưu ý

Về thuế giá trị gia tăng, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Về thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi chỉ được trừ nếu đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán theo quy định hiện hành của pháp luật thuế. Các hướng dẫn của cơ quan tài chính năm 2026 tiếp tục khẳng định cách hiểu này đối với khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 05 triệu đồng trở lên.

Cần phân biệt rõ giữa điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Một khoản chi có thể bị loại ở thuế TNDN do thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, đồng thời cũng có thể không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu không đáp ứng yêu cầu tương ứng. Vì vậy, doanh nghiệp phải rà soát đồng thời cả hai sắc thuế khi xử lý hồ sơ thanh toán.

Khoản chi nào không bị loại dù thanh toán tiền mặt?

Không phải mọi khoản chi trả bằng tiền mặt đều bị loại. Chỉ những khoản thuộc diện pháp luật bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới phát sinh rủi ro bị loại khi quyết toán. Những khoản chi dưới ngưỡng 05 triệu đồng mỗi lần, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ và phục vụ hoạt động kinh doanh, vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ.

Đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo quy định đặc thù, doanh nghiệp phải áp dụng đúng hồ sơ thay thế mà pháp luật cho phép. Tuy nhiên, việc có cơ chế chứng từ thay thế không đồng nghĩa mọi khoản tiền mặt đều tự động hợp lệ. Mỗi loại chi phí vẫn phải đối chiếu riêng với quy định hiện hành về điều kiện được trừ và cách lập hồ sơ chứng minh.

Hệ quả thực tiễn đối với doanh nghiệp

Khi một khoản chi bị loại, doanh nghiệp phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế, kéo theo nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp tăng lên. Nếu khoản chi bị loại đã được hạch toán vào chi phí kế toán, doanh nghiệp còn phải thực hiện điều chỉnh sổ sách và hồ sơ quyết toán thuế cho đúng bản chất pháp lý của giao dịch. Trường hợp sai phạm kéo dài, rủi ro không chỉ nằm ở số thuế phải nộp bổ sung mà còn ở tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần ban hành quy trình thanh toán nội bộ phân loại ngay từ đầu những giao dịch bắt buộc không dùng tiền mặt. Mỗi bộ hồ sơ thanh toán nên có hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc giao nhận, chứng từ chuyển khoản và đối chiếu công nợ đầy đủ. Cách làm này giúp giảm đáng kể khả năng bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.

Nguyên tắc áp dụng thực hành

Nguyên tắc cốt lõi là: giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên thuộc diện điều chỉnh thì phải thanh toán không dùng tiền mặt, nếu không sẽ bị loại khi tính chi phí được trừ. Doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào việc hàng hóa, dịch vụ đã thực sự nhận được, mà phải kiểm tra cả tính hợp lệ của phương thức thanh toán. Trong thực tiễn kiểm tra thuế, chứng từ thanh toán thường là điểm quyết định đối với khả năng chấp nhận khoản chi.

Vì vậy, khi lập dự toán, ký hợp đồng hoặc duyệt thanh toán, bộ phận kế toán và pháp chế cần phối hợp ngay từ đầu để ấn định đúng phương thức thanh toán. Với các nhà cung cấp nhỏ lẻ, doanh nghiệp vẫn phải ưu tiên phương thức không dùng tiền mặt nếu giao dịch chạm ngưỡng pháp luật quy định. Đây là biện pháp trực tiếp nhất để bảo vệ tính hợp lệ của chi phí và tránh bị loại khi quyết toán.

Tài liệu tham khảo

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng.
• Công văn số 218/CST-TN ngày 27/01/2026 của Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí, Bộ Tài chính.
• Hệ thống hỏi đáp chính sách thuế của Bộ Tài chính năm 2026 liên quan đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ thuế TNDN và khấu trừ thuế GTGT đầu vào áp dụng từ ngày 01/7/2025.