Chi phí không có hóa đơn đầu vào: 8 trường hợp vẫn được chấp nhận

Cơ sở pháp lý và nguyên tắc xác định chi phí được trừ

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi được trừ phải đáp ứng đồng thời ba điều kiện: thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là nguyên tắc nền tảng để đánh giá các khoản chi không có hóa đơn đầu vào.

Tuy nhiên, pháp luật thuế không tuyệt đối hóa yêu cầu “phải có hóa đơn” trong mọi trường hợp. Với một số giao dịch đặc thù, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh được phép lập bảng kê, biên nhận, hợp đồng, phiếu chi hoặc các chứng từ khác thay thế hóa đơn. Giá trị pháp lý của khoản chi phụ thuộc vào việc giao dịch có thuộc trường hợp được pháp luật cho phép hay không, đồng thời phải bảo đảm hồ sơ chứng minh đầy đủ, nhất quán và có thực.

8 trường hợp chi phí không có hóa đơn đầu vào vẫn được chấp nhận

1. Mua nông sản do người sản xuất trực tiếp bán ra

Trường hợp mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người trực tiếp sản xuất, đánh bắt rồi bán ra, doanh nghiệp được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN. Đây là nhóm giao dịch phổ biến trong thu mua nguyên liệu đầu vào, nhất là trong lĩnh vực chế biến, xuất khẩu và thương mại nông sản.

Để khoản chi được chấp nhận, hồ sơ cần thể hiện rõ loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, thời điểm mua, thông tin người bán và chữ ký của người lập, người duyệt bảng kê. Khi giao dịch có giá trị lớn, nên kèm giấy tờ tùy thân hoặc tài liệu xác định nguồn gốc hàng hóa để tăng tính tin cậy của chứng từ.

2. Mua sản phẩm thủ công từ nguyên liệu tận dụng nông nghiệp

Doanh nghiệp cũng được áp dụng bảng kê đối với sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp, khi hàng hóa do người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra. Đây là quy định quan trọng đối với các ngành hàng thủ công mỹ nghệ, bao bì sinh học và sản phẩm truyền thống.

Điều kiện cốt lõi là người bán không hoạt động kinh doanh theo mô hình thương mại thông thường và giao dịch phải phản ánh đúng bản chất mua trực tiếp từ người sản xuất. Bảng kê, phiếu chi và tài liệu mô tả hàng hóa là bộ chứng từ tối thiểu cần lưu giữ.

3. Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra

Khoản chi mua đất, đá, cát, sỏi từ hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra là một trường hợp được chấp nhận khi không có hóa đơn. Loại chi này thường phát sinh trong xây dựng, vật liệu san lấp và hạ tầng kỹ thuật.

Do đặc thù nguồn cung phân tán, bảng kê mua hàng là chứng từ thay thế trung tâm. Hồ sơ nên có xác nhận địa điểm khai thác, thời gian giao hàng, khối lượng thực nhận và phương thức thanh toán để tránh tranh chấp khi cơ quan thuế kiểm tra.

4. Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt

Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt là trường hợp điển hình không có hóa đơn đầu vào nhưng vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu lập bảng kê đúng quy định. Đây là giao dịch thường gặp trong các ngành tái chế, luyện kim, giấy, nhựa và thu mua hàng second-hand.

Vì phế liệu có tính chất biến động cao về giá, doanh nghiệp cần xác định rõ chủng loại, trọng lượng, đơn giá và thời điểm mua. Nếu hồ sơ chỉ thể hiện tổng tiền chung chung mà không mô tả hàng hóa cụ thể, khoản chi rất dễ bị đánh giá là thiếu căn cứ.

5. Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra

Trường hợp mua tài sản hoặc dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra cũng thuộc nhóm được chấp nhận bằng bảng kê. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng đối với các giao dịch mua đồ dùng cũ, thuê mướn nhỏ lẻ, vận chuyển tự do hoặc cung ứng dịch vụ ngắn hạn ngoài khuôn khổ hộ kinh doanh.

Điểm mấu chốt là xác định người bán không phải chủ thể kinh doanh có nghĩa vụ xuất hóa đơn. Doanh nghiệp cần lưu giữ thông tin nhận diện người bán, nội dung cung ứng, số tiền thanh toán và căn cứ nội bộ phê duyệt khoản chi.

6. Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng

Hàng hóa, dịch vụ mua của cá nhân, hộ kinh doanh không thuộc các trường hợp đặc thù nêu trên vẫn được chấp nhận khi doanh thu năm của họ dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng. Theo quy định đang được áp dụng, ngưỡng này là 100 triệu đồng/năm. Khi đáp ứng điều kiện, giao dịch vẫn có thể ghi nhận chi phí hợp lệ dù không có hóa đơn.

Doanh nghiệp nên yêu cầu bên bán cung cấp thông tin về tình trạng kinh doanh, địa chỉ và cam kết doanh thu hoặc chứng cứ chứng minh thuộc diện không phải nộp thuế giá trị gia tăng. Đây là bước cần thiết để chứng minh giao dịch thuộc đúng nhóm pháp luật cho phép.

7. Một số khoản chi tiền lương, tiền công có chứng từ thay thế

Khoản chi tiền lương, tiền công không phụ thuộc vào hóa đơn đầu vào mà phụ thuộc vào hệ thống chứng từ lao động. Theo khoản 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, tiền lương, tiền công thực tế trả cho người lao động được trừ nếu có hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, quy chế tiền lương và chứng từ chi trả hợp lệ.

Trong thực tiễn, đây là nhóm chi phí thường bị nhầm lẫn với “chi không có hóa đơn”. Mặc dù không có hóa đơn mua hàng, nhưng nếu hồ sơ lao động được lập đầy đủ, khoản chi vẫn được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế.

8. Một số khoản chi phúc lợi, công tác phí, phụ cấp được chi theo quy chế nội bộ

Các khoản phúc lợi cho người lao động, công tác phí, phụ cấp và khoản chi theo chế độ nội bộ cũng không nhất thiết phải gắn với hóa đơn đầu vào cho từng giao dịch. Theo khoản 2.30, khoản 2.36 và các quy định liên quan Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi được trừ khi có quy chế tài chính, quy chế thưởng, quy chế phúc lợi hoặc quyết định của doanh nghiệp làm căn cứ chi trả.

Nhóm chi này đòi hỏi chứng từ nội bộ chặt chẽ hơn chứng từ thương mại thông thường. Phiếu chi, quyết định cử đi công tác, bảng thanh toán công tác phí, danh sách người hưởng và quy chế đã ban hành là các tài liệu không thể thiếu.

Hồ sơ cần có để bảo vệ tính hợp lệ của khoản chi

Đối với khoản chi không có hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp không chỉ dựa vào bảng kê mà còn cần bộ hồ sơ tổng thể để chứng minh giao dịch có thật. Hồ sơ tối thiểu gồm chứng từ thanh toán, bảng kê mua hàng theo mẫu áp dụng, hợp đồng hoặc thỏa thuận mua bán, phiếu nhập kho hoặc biên bản bàn giao, cùng tài liệu nhận diện bên bán. Nếu giao dịch phát sinh thường xuyên, doanh nghiệp cần chuẩn hóa biểu mẫu nội bộ để bảo đảm tính thống nhất.

Với khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, quy tắc về thanh toán không dùng tiền mặt vẫn phải được kiểm tra theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành cho phép cách thức thanh toán khác. Việc chi tiền mặt không làm mất hoàn toàn bản chất giao dịch, nhưng làm tăng rủi ro bị bác chi phí nếu hồ sơ không đủ mạnh.

Những rủi ro thường dẫn đến việc bị loại chi phí

Rủi ro lớn nhất là nhầm lẫn giữa “không có hóa đơn” và “không có chứng từ hợp pháp”. Pháp luật chỉ chấp nhận các trường hợp đặc thù được phép dùng bảng kê hoặc chứng từ thay thế; ngoài phạm vi đó, khoản chi vẫn bị xem là không đủ điều kiện khấu trừ. Một rủi ro khác là giá mua trên bảng kê cao hơn giá thị trường, khi đó cơ quan thuế có quyền xác định lại mức giá để tính chi phí được trừ theo quy định.

Doanh nghiệp cũng thường gặp sai sót ở khâu nội bộ: bảng kê không đủ thông tin người bán, không có xác nhận của người có thẩm quyền, thiếu căn cứ nhập kho, hoặc mô tả hàng hóa quá chung chung. Những thiếu sót này làm giảm giá trị chứng minh của hồ sơ, dù giao dịch có thật.

Kết luận

Chi phí không có hóa đơn đầu vào không mặc nhiên bị loại khỏi chi phí được trừ. Pháp luật thuế hiện hành vẫn thừa nhận nhiều trường hợp đặc thù, đặc biệt là các giao dịch thu mua từ cá nhân, hộ không kinh doanh, người sản xuất trực tiếp, người thu nhặt hoặc các khoản chi lao động, công tác và phúc lợi có chứng từ thay thế hợp lệ. Giá trị thực tiễn của từng khoản chi phụ thuộc vào việc phân loại đúng trường hợp và xây dựng hồ sơ chứng minh đầy đủ, nhất quán.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính, đặc biệt khoản 1 Điều 4 và các quy định liên quan về chi phí được trừ.
• Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính, Mẫu số 01/TNDN về bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung về quản lý thuế, hóa đơn, chứng từ.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.