Chi phí du lịch, team building của công ty có được tính vào chi phí hợp lý?

Khung pháp lý điều chỉnh khoản chi du lịch, team building

Chi phí du lịch, nghỉ mát, team building của doanh nghiệp không được xem là một nhóm chi riêng biệt tách khỏi chế độ thuế, mà được đánh giá chủ yếu dưới góc độ chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Cơ sở trực tiếp là quy định về điều kiện được trừ theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, theo đó khoản chi phải liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Đối với chi có tính chất phúc lợi cho người lao động, văn bản này cũng cho phép tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện chung và không vượt mức khống chế.

Nhóm khoản chi này còn được cụ thể hóa tại điểm 2.30 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Theo đó, các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động, bao gồm chi nghỉ mát, được tính vào chi phí được trừ nhưng tổng số không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất để xử lý khoản chi du lịch, team building của công ty trong thực tiễn quyết toán thuế.

Nguyên tắc xác định chi phí du lịch, team building có được tính hợp lý hay không

Về bản chất, chi phí du lịch hoặc team building của công ty được tính là chi phí hợp lý khi đây là khoản chi mang tính phúc lợi cho tập thể người lao động, được chi từ chính nguồn chi phí doanh nghiệp và phục vụ quan hệ lao động, gắn với hoạt động duy trì, ổn định và phát triển nguồn nhân lực. Khoản chi này không cần tạo ra doanh thu trực tiếp ngay tại thời điểm phát sinh, nhưng phải có cơ sở cho thấy nó phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Để khoản chi được chấp nhận, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau: có quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ hoặc quy định phúc lợi hợp lệ; có quyết định của người có thẩm quyền phê duyệt chương trình du lịch, team building; có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc trường hợp bắt buộc. Trường hợp chi cho tập thể người lao động, hồ sơ nên thể hiện rõ đối tượng hưởng là tập thể hoặc bộ phận nhân sự chứ không ghi nhận như khoản chi mang tính cá nhân hóa. Nếu khoản chi đáp ứng đầy đủ các điều kiện này và không vượt mức khống chế, doanh nghiệp được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Giới hạn 01 tháng lương bình quân và cách áp dụng

Giới hạn pháp lý đối với khoản chi có tính chất phúc lợi, trong đó có chi nghỉ mát và team building, là không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Khi xác định ngưỡng này, doanh nghiệp cần căn cứ vào quỹ tiền lương thực tế đã chi trong năm, không lấy mức lương danh nghĩa hay mức dự toán đầu năm nếu chưa thực hiện. Phần chi vượt quá ngưỡng sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

Trong thực tiễn, doanh nghiệp thường gộp nhiều khoản phúc lợi trong cùng năm, như nghỉ mát, team building, hỗ trợ dịp lễ tết, hiếu hỷ, thăm hỏi ốm đau, bảo hiểm sức khỏe... Những khoản này đều phải cộng chung để kiểm tra trần 01 tháng lương bình quân. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đã sử dụng gần hết mức khống chế cho các khoản phúc lợi khác, thì phần chi cho du lịch hoặc team building có thể bị loại trừ tương ứng khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.

Hồ sơ, chứng từ cần có để khoản chi được chấp nhận

Hồ sơ của khoản chi du lịch, team building cần phản ánh đầy đủ ba nhóm nội dung: căn cứ chi, quá trình chi và chứng từ thanh toán. Về căn cứ chi, doanh nghiệp nên có quy chế nội bộ hoặc nghị quyết, quyết định phê duyệt chương trình; kế hoạch tổ chức; dự toán kinh phí; danh sách người tham gia hoặc đối tượng áp dụng; và biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành nếu có thuê đơn vị tổ chức dịch vụ. Về quá trình chi, cần có hợp đồng, hóa đơn hợp pháp của nhà cung cấp dịch vụ du lịch, lưu trú, vận chuyển, tổ chức sự kiện, teambuilding.

Về thanh toán, nếu hóa đơn từng lần từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo điều kiện chung của pháp luật thuế. Trường hợp doanh nghiệp chi tiền mặt trực tiếp cho người lao động rồi người lao động tự tổ chức đi du lịch, khả năng được chấp nhận sẽ phụ thuộc rất lớn vào quy chế chi tiêu nội bộ, chứng từ chi trả và tính xác định của khoản phúc lợi. Cách an toàn nhất vẫn là doanh nghiệp ký hợp đồng và thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp dịch vụ.

Phân biệt thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân

Khoản chi du lịch, team building được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc người lao động mặc nhiên phát sinh thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Cách xác định thuế TNCN phụ thuộc vào việc khoản lợi ích có xác định đích danh cho từng cá nhân hay chỉ chi chung cho tập thể. Nếu khoản chi ghi chung cho tập thể người lao động, không chỉ định người hưởng riêng, thì về nguyên tắc không đưa vào thu nhập chịu thuế TNCN của từng cá nhân.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp thanh toán khoản lợi ích gắn đích danh từng người, ví dụ mua gói du lịch riêng cho một cá nhân, thanh toán riêng theo tên, hoặc chuyển tiền trực tiếp cho người lao động dưới hình thức lợi ích cá nhân rõ rệt, thì cần xem xét nghĩa vụ thuế TNCN tương ứng. Vì vậy, để tránh rủi ro thuế kép, doanh nghiệp nên thiết kế chính sách phúc lợi theo hướng tập thể hóa, có tiêu chí áp dụng thống nhất và hồ sơ chi trả rõ ràng.

Trường hợp chi cho khách hàng, đối tác tham gia du lịch hoặc sự kiện

Nếu chương trình du lịch, team building không nhằm phục vụ người lao động mà hướng đến khách hàng, đối tác hoặc mục tiêu quảng bá thương hiệu, khoản chi sẽ không còn được đánh giá theo nhóm phúc lợi lao động. Khi đó, doanh nghiệp phải chứng minh mối liên hệ với hoạt động kinh doanh, mục đích tiếp thị, chăm sóc khách hàng hoặc phát triển quan hệ đối tác. Hồ sơ cần thể hiện rõ tính chất thương mại của chương trình và cơ sở xác định chi phí phù hợp với hoạt động kinh doanh.

Trường hợp chi cho khách hàng, đối tác thường không chịu giới hạn 01 tháng lương bình quân của khoản phúc lợi lao động, nhưng lại phải đáp ứng chặt chẽ hơn về mục đích kinh doanh, hóa đơn chứng từ và phương thức thanh toán. Do đó, doanh nghiệp không nên gộp lẫn chi phúc lợi người lao động với chi tiếp khách, quảng bá hay hội nghị khách hàng trong cùng một khoản mục kế toán nếu không có tiêu chí phân loại cụ thể.

Kết luận

Chi phí du lịch, team building của công ty được tính vào chi phí hợp lý nếu được xác định là khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động, có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ, đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định và không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Căn cứ pháp lý trọng tâm là khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và điểm 2.30 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp nên ban hành quy chế phúc lợi và lưu trữ hồ sơ đầy đủ để bảo vệ tính hợp lệ của khoản chi khi quyết toán thuế.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Luật Quản lý thuế 2019.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, đã được sửa đổi, bổ sung.