Chi phí đóng bảo hiểm cho người lao động: khoản nào được trừ khi tính thuế?

Khung pháp lý điều chỉnh khoản chi bảo hiểm cho người lao động

Việc xác định khoản chi bảo hiểm nào được trừ khi tính thuế phải phân biệt rõ giữa thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân. Ở góc độ doanh nghiệp, trọng tâm là khoản chi có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế hay không. Ở góc độ người lao động, vấn đề đặt ra là khoản đóng bảo hiểm nào được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN.

Hiện nay, các quy định cốt lõi nằm tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN; khoản 2 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung) về các khoản giảm trừ khi tính thuế TNCN; và các quy định liên quan của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Khi doanh nghiệp chi trả thay hoặc hỗ trợ thêm cho người lao động, bản chất khoản chi quyết định cách xử lý thuế.

Các khoản bảo hiểm bắt buộc của người lao động được trừ khi tính thuế TNCN

Đối với người lao động, các khoản đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc được trừ khỏi thu nhập chịu thuế TNCN theo quy định về các khoản giảm trừ bắt buộc. Đây là nhóm khoản đóng góp có tính chất an sinh, được pháp luật ghi nhận trực tiếp khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công.

Trường hợp ngành, nghề có quy định bắt buộc tham gia bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp hoặc bảo hiểm bắt buộc khác theo luật chuyên ngành, khoản đóng bắt buộc đó cũng được xem xét theo đúng phạm vi mà pháp luật thuế cho phép. Vì vậy, người sử dụng lao động phải căn cứ vào nghĩa vụ bảo hiểm thực tế của từng vị trí việc làm để khấu trừ và kê khai chính xác.

Ý nghĩa thực tiễn đối với người lao động

Khoản bảo hiểm bắt buộc do người lao động chịu sẽ làm giảm phần thu nhập tính thuế TNCN. Nếu doanh nghiệp khấu trừ đúng ngay từ kỳ trả lương, số thuế phải nộp của người lao động sẽ phản ánh đúng nghĩa vụ pháp lý thực tế. Nếu khấu trừ thiếu hoặc sai, quyết toán năm sẽ phát sinh chênh lệch và phải điều chỉnh.

Khoản doanh nghiệp đóng thay người lao động: khi nào được tính vào chi phí được trừ

Về thuế TNDN, các khoản doanh nghiệp trực tiếp nộp thay phần nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc của người lao động thường được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện chung của chi phí được trừ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Điều kiện cốt lõi là khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và đối với khoản chi có quy định mức trần thì không được vượt mức pháp luật cho phép.

Trong quan hệ lao động, doanh nghiệp thường thỏa thuận trả lương theo kiểu gross hoặc net. Với mô hình lương net, doanh nghiệp có thể phải gánh phần thuế hoặc một số khoản bảo hiểm theo thỏa thuận; khi đó, việc hạch toán và xác định chi phí được trừ phải căn cứ vào bản chất cam kết trả lương và chứng từ thanh toán đầy đủ. Khoản chi này không tự động được trừ chỉ vì được ghi nhận trong hợp đồng; nó vẫn phải đáp ứng điều kiện của pháp luật thuế.

Chi phí mua bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn cho người lao động

Nhiều doanh nghiệp mua bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn con người hoặc các gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cho người lao động như một khoản phúc lợi. Theo hướng dẫn áp dụng thuế TNDN, đây là khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động và được tính vào chi phí được trừ nếu tổng mức chi phúc lợi không vượt quá giới hạn pháp luật cho phép.

Giới hạn quan trọng là tổng chi có tính chất phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Nếu khoản mua bảo hiểm sức khỏe nằm trong tổng mức phúc lợi trong ngưỡng này, doanh nghiệp được đưa vào chi phí được trừ. Nếu vượt ngưỡng, phần vượt không được trừ khi tính thuế TNDN.

Phân biệt bảo hiểm phúc lợi với bảo hiểm bắt buộc

Bảo hiểm bắt buộc là nghĩa vụ pháp lý gắn với quan hệ lao động và được xử lý theo cơ chế giảm trừ hoặc chi phí được trừ tương ứng. Bảo hiểm phúc lợi là khoản doanh nghiệp tự nguyện mua thêm cho người lao động, không nhằm thay thế nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc. Vì vậy, loại bảo hiểm này chỉ được trừ khi đáp ứng đúng giới hạn và điều kiện về chi phí phúc lợi.

Bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện: khoản nào được trừ

Khoản doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động không phải lúc nào cũng được trừ toàn bộ. Theo quy định hiện hành về chi phí được trừ, phần chi cho các khoản này chỉ được trừ trong giới hạn 03 triệu đồng/tháng/người đối với một số khoản trích nộp, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện và bảo hiểm nhân thọ cho người lao động. Phần vượt mức này không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Đây là quy định có tính giới hạn rõ ràng, nên doanh nghiệp phải theo dõi riêng từng người lao động, từng tháng và từng loại hợp đồng bảo hiểm. Việc hạch toán gộp chung rất dễ dẫn đến vượt trần mà không phát hiện kịp thời. Trong thực tiễn quyết toán, đây là nhóm khoản chi bị cơ quan thuế kiểm tra khá chặt vì dễ phát sinh nhầm lẫn giữa phúc lợi, bảo hiểm bổ sung và khoản chi thay lương.

Các khoản không được trừ khi tính thuế

Không phải mọi khoản doanh nghiệp chi cho bảo hiểm của người lao động đều được trừ. Phần chi vượt mức khống chế đối với bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện là khoản không được trừ. Tương tự, các khoản chi không phục vụ hoạt động kinh doanh, không có đủ chứng từ hoặc chi sai đối tượng cũng không được trừ khi tính thuế TNDN.

Đối với người lao động, các khoản đóng không thuộc nhóm bảo hiểm bắt buộc hoặc không được pháp luật thuế cho phép loại trừ khỏi thu nhập tính thuế sẽ không làm giảm nghĩa vụ thuế TNCN. Vì vậy, cần xác định đúng bản chất khoản thanh toán: đó là khoản bảo hiểm bắt buộc, bảo hiểm phúc lợi, hay khoản hỗ trợ mang tính tiền lương, tiền thưởng. Mỗi nhóm có cơ chế thuế khác nhau.

Nguyên tắc áp dụng đúng trong kế toán tiền lương và quyết toán thuế

Doanh nghiệp nên tách riêng trên sổ sách các nhóm chi: bảo hiểm bắt buộc, bảo hiểm phúc lợi, bảo hiểm nhân thọ hoặc hưu trí tự nguyện, và các khoản hỗ trợ khác cho người lao động. Cách phân loại này giúp xác định đúng khoản được trừ, khoản không được trừ và tránh ghi nhận nhầm vào chi phí hợp lệ. Đồng thời, hồ sơ lao động, hợp đồng lao động, quy chế tiền lương và chính sách phúc lợi cần thể hiện nhất quán với chứng từ thanh toán.

Trong quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần rà soát giới hạn 01 tháng lương bình quân đối với chi phúc lợi và giới hạn 03 triệu đồng/tháng/người đối với một số khoản mua bảo hiểm nhân thọ, hưu trí tự nguyện. Trong quyết toán thuế TNCN, cần xác định đúng khoản bảo hiểm bắt buộc được trừ khỏi thu nhập tính thuế. Đây là hai lớp kiểm tra khác nhau nhưng bổ trợ cho nhau trong cùng một hệ thống tuân thủ thuế.

Kết luận

Chi phí đóng bảo hiểm cho người lao động chỉ được trừ khi tính thuế nếu được phân loại đúng và đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật hiện hành. Về thuế TNCN, các khoản bảo hiểm bắt buộc của người lao động được trừ khỏi thu nhập chịu thuế. Về thuế TNDN, khoản doanh nghiệp chi trả thay hoặc mua thêm cho người lao động được trừ nếu là chi thực tế, có chứng từ hợp lệ và không vượt giới hạn đối với từng loại bảo hiểm.

Thực tiễn áp dụng đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ xem xét tên gọi của khoản bảo hiểm mà phải đánh giá bản chất pháp lý và điều kiện khấu trừ. Sự khác biệt giữa bảo hiểm bắt buộc, bảo hiểm phúc lợi và bảo hiểm tự nguyện quyết định trực tiếp đến số thuế phải nộp. Vì vậy, việc thiết lập chính sách nội bộ và quy trình hạch toán nhất quán là yêu cầu bắt buộc trong quản trị thuế lao động.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Thông tư 25/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.
• Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành.
• Luật Bảo hiểm y tế hiện hành.