Chi phí điện, nước mang tên chủ nhà có được tính vào chi phí doanh nghiệp không?

Chi phí điện, nước mang tên chủ nhà: bản chất pháp lý của khoản chi

Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường thuê nhà, văn phòng, cửa hàng hoặc kho bãi từ cá nhân, hộ gia đình. Khi đó, hóa đơn điện, nước do bên cung cấp dịch vụ xuất theo tên chủ nhà, không đứng tên doanh nghiệp. Về bản chất, đây vẫn là khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh nếu doanh nghiệp thực tế sử dụng và thanh toán cho phần tiêu thụ tương ứng.

Vấn đề pháp lý không nằm ở việc hóa đơn đứng tên ai, mà nằm ở khả năng chứng minh khoản chi có liên quan đến hoạt động kinh doanh và có đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ. Nếu đáp ứng điều kiện luật định, khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Căn cứ để được tính vào chi phí được trừ

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ ba điều kiện: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; và đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đối với tiền điện, nước của địa điểm thuê, khoản chi này đáp ứng điều kiện về tính liên quan nếu địa điểm đó đang được sử dụng làm nơi sản xuất, kinh doanh, làm việc hoặc lưu trữ hàng hóa. Đồng thời, doanh nghiệp phải có tài liệu chứng minh quan hệ thuê địa điểm, chứng minh số tiền đã thanh toán và mức tiêu thụ thực tế phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Trường hợp hóa đơn điện, nước mang tên chủ nhà

Điểm c khoản 2.15 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh mà chủ nhà là hộ gia đình, cá nhân trực tiếp ký hợp đồng điện, nước với đơn vị cung cấp thì khoản chi tiền điện, nước của doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu có đủ hồ sơ theo quy định. Quy định này là cơ sở pháp lý trực tiếp cho tình huống hóa đơn mang tên chủ nhà.

Nội dung then chốt là doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán tiền điện, nước cho người cho thuê địa điểm phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm. Như vậy, pháp luật không loại trừ khoản chi chỉ vì hóa đơn không đứng tên doanh nghiệp, miễn là bộ hồ sơ chứng minh được tính thực tế và tính liên quan của khoản chi.

Hồ sơ cần có để khoản chi được chấp nhận

Để bảo đảm an toàn thuế, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thuê địa điểm và hồ sơ thanh toán điện, nước. Bộ tài liệu tối thiểu cần có gồm hợp đồng thuê địa điểm; hóa đơn điện, nước của đơn vị cung cấp dịch vụ; chứng từ thanh toán từ doanh nghiệp cho chủ nhà hoặc cho bên cung cấp theo đúng cơ chế thanh toán; và tài liệu thể hiện mức phân bổ hoặc xác định phần chi phí thuộc doanh nghiệp.

Nếu khoản thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên trong một lần chi đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Trường hợp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt nhưng không đáp ứng điều kiện này, phần chi phí tương ứng có nguy cơ không được chấp nhận khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hợp đồng thuê địa điểm nên ghi rõ bên thuê chịu các chi phí điện, nước hoặc cơ chế thanh toán lại cho chủ nhà. Đây là chứng cứ quan trọng để chứng minh nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp và mối liên hệ giữa khoản chi với hoạt động kinh doanh. Thiếu thỏa thuận rõ ràng, doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế.

Phân biệt thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng

Khoản chi điện, nước mang tên chủ nhà có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Theo khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, hóa đơn không mang tên, mã số thuế của doanh nghiệp theo đúng quy định sẽ không đủ điều kiện khấu trừ trong phần lớn trường hợp thông thường.

Vì vậy, doanh nghiệp thường hạch toán toàn bộ giá trị thanh toán, bao gồm cả phần thuế giá trị gia tăng không được khấu trừ, vào chi phí nếu đáp ứng điều kiện của thuế thu nhập doanh nghiệp. Cách xử lý này giúp phản ánh đúng bản chất chi phí thực tế, đồng thời tránh kỳ vọng sai về quyền khấu trừ thuế đầu vào.

Rủi ro pháp lý thường gặp khi hạch toán khoản chi này

Rủi ro phổ biến nhất là chỉ có hóa đơn điện, nước mang tên chủ nhà nhưng không có hợp đồng thuê, không có chứng từ thanh toán hoặc không chứng minh được việc thanh toán tương ứng với phần sử dụng của doanh nghiệp. Khi đó, cơ quan thuế có thể loại khoản chi do thiếu điều kiện về hồ sơ.

Rủi ro thứ hai là thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi lớn mà không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Rủi ro thứ ba là hợp đồng thuê địa điểm không quy định rõ nghĩa vụ chi trả điện, nước, khiến khoản chi bị xem là không đủ căn cứ pháp lý để ghi nhận vào chi phí được trừ.

Vì vậy, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình nội bộ gồm kiểm tra hóa đơn, đối chiếu chỉ số tiêu thụ, lưu chứng từ thanh toán và lưu hợp đồng thuê địa điểm có điều khoản về điện, nước. Cách làm này vừa bảo đảm tính hợp lệ của chi phí, vừa giảm thiểu tranh chấp khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Kết luận

Chi phí điện, nước mang tên chủ nhà vẫn được đưa vào chi phí doanh nghiệp khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 4 và điểm c khoản 2.15 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Tuy nhiên, doanh nghiệp không mặc nhiên được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với hóa đơn không đứng tên mình theo khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC.

Giá trị pháp lý của khoản chi phụ thuộc chủ yếu vào ba yếu tố: tính liên quan đến hoạt động kinh doanh, bộ hồ sơ chứng minh đầy đủ và phương thức thanh toán hợp lệ. Khi ba yếu tố này được đáp ứng, hóa đơn điện, nước mang tên chủ nhà không phải là trở ngại để hạch toán chi phí hợp lý.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, đặc biệt khoản 1 Điều 4 và điểm c khoản 2.15 Điều 4.
• Thông tư 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, đặc biệt khoản 15 Điều 14.
• Nghị định 218/2013/NĐ-CP của Chính phủ về thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
• Luật Quản lý thuế hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành.