Chi phí đào tạo nhân viên có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không?

Chi phí đào tạo nhân viên dưới góc độ thuế thu nhập cá nhân

Trong quan hệ lao động, chi phí đào tạo nhân viên thường được doanh nghiệp chi trả để nâng cao trình độ, tay nghề hoặc đáp ứng yêu cầu công việc. Về mặt thuế, câu hỏi cốt lõi là khoản chi này có được xem là lợi ích chịu thuế của người lao động hay không. Câu trả lời phụ thuộc vào bản chất khoản chi, đối tượng thụ hưởng và mục đích đào tạo.

Pháp luật thuế thu nhập cá nhân không đánh đồng mọi khoản doanh nghiệp chi cho người lao động đều là thu nhập chịu thuế. Chỉ những khoản lợi ích có tính chất tiền lương, tiền công hoặc lợi ích khác mà người lao động được hưởng mới bị xem xét tính thuế. Với chi phí đào tạo, pháp luật đã có quy định loại trừ trong trường hợp nhất định.

Cơ sở pháp lý hiện hành

Theo điểm đ.6 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động thì không tính vào thu nhập của người lao động. Quy định này là căn cứ trực tiếp để xác định khoản chi đào tạo không phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp đáp ứng điều kiện luật định.

Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 62 Bộ luật Lao động 2019, chi phí đào tạo nghề nghiệp cho người lao động bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ như tiền trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, chi phí hỗ trợ cho người học, tiền lương và các khoản đóng bảo hiểm trong thời gian đi học; nếu đào tạo ở nước ngoài thì còn bao gồm chi phí đi lại và sinh hoạt. Quy định này cho thấy pháp luật lao động đã xác định khá rõ cấu phần của chi phí đào tạo, tạo nền tảng để doanh nghiệp tổ chức và hạch toán đúng bản chất khoản chi.

Khi nào chi phí đào tạo không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN

Khoản chi đào tạo không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân khi đồng thời đáp ứng các điều kiện sau: khoản chi do người sử dụng lao động chi trả; nội dung đào tạo nhằm nâng cao trình độ, tay nghề, chuyên môn, nghiệp vụ; và việc đào tạo phù hợp với công việc của người lao động hoặc theo kế hoạch của doanh nghiệp. Đây là nhóm khoản chi có tính chất phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động, không phải lợi ích cá nhân thuần túy của người lao động.

Trong thực tiễn, các trường hợp phổ biến gồm doanh nghiệp cử nhân viên đi học nghiệp vụ, học chứng chỉ chuyên môn, đào tạo kỹ năng bắt buộc cho vị trí công việc, hoặc các khóa học được ghi nhận trong kế hoạch nhân sự của công ty. Khi có đầy đủ căn cứ nội bộ và chứng từ hợp lệ, khoản chi này không bị cộng vào thu nhập chịu thuế của người lao động. Do đó, doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với khoản này.

Trường hợp nào vẫn phải xem xét tính thuế

Nếu khoản chi không nhằm nâng cao trình độ, tay nghề phù hợp công việc, không nằm trong kế hoạch đào tạo của đơn vị sử dụng lao động, hoặc mang tính chất lợi ích riêng cho người lao động, khoản chi đó không còn thuộc diện loại trừ theo điểm đ.6 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Khi đó, cơ quan thuế sẽ xem xét bản chất thực tế của khoản chi để xác định có phải là thu nhập chịu thuế hay không. Tiêu chí quyết định là mối liên hệ giữa khoản chi và quan hệ lao động, chứ không chỉ tên gọi của khoản chi.

Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp thanh toán một khóa học không liên quan đến vị trí công việc, không phục vụ yêu cầu chuyên môn, hoặc chi hộ cho mục đích cá nhân của nhân viên, khoản tiền đó có nguy cơ bị coi là lợi ích chịu thuế. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ nội bộ và mô tả mục đích đào tạo là yêu cầu quan trọng để bảo đảm an toàn pháp lý thuế.

Điều kiện hồ sơ và quản trị rủi ro thuế

Để xác định đúng khoản chi đào tạo không phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp cần có hồ sơ thể hiện rõ chủ thể chi trả, mục tiêu đào tạo, danh sách người học, nội dung chương trình và căn cứ cử đi học. Các tài liệu này nên gắn với quy chế đào tạo, quyết định cử đi học hoặc kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp. Khi hồ sơ nội bộ đầy đủ, việc giải trình với cơ quan thuế sẽ rõ ràng hơn và giảm rủi ro bị quy kết là khoản lợi ích chịu thuế.

Ở góc độ kế toán và thuế doanh nghiệp, khoản chi đào tạo còn cần đáp ứng điều kiện chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tương ứng. Tuy nhiên, đây là vấn đề khác với nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Một khoản chi vừa không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động, vừa có thể được chấp nhận là chi phí của doanh nghiệp nếu thỏa điều kiện pháp luật chuyên ngành.

Kết luận

Chi phí đào tạo nhân viên không phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu đó là khoản doanh nghiệp chi trả cho việc nâng cao trình độ, tay nghề của người lao động, phù hợp công việc chuyên môn, nghiệp vụ hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động, theo điểm đ.6 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC. Đây là quy định có hiệu lực và được áp dụng trong thực tiễn tính thuế hiện nay.

Ngược lại, nếu khoản chi không đáp ứng các điều kiện nêu trên hoặc mang tính lợi ích cá nhân cho người lao động, doanh nghiệp phải xem xét lại nghĩa vụ thuế trên cơ sở bản chất khoản chi. Vì vậy, để bảo đảm tuân thủ, doanh nghiệp cần ban hành quy chế đào tạo, quyết định cử đi học và lưu giữ chứng từ hợp lệ ngay từ đầu.

Tài liệu tham khảo

• Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, đặc biệt điểm đ.6 khoản 2 Điều 2.
• Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt khoản 3 Điều 62.
• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 và các văn bản sửa đổi, bổ sung hiện hành.
• Nghị định 65/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân.
• Văn bản hướng dẫn, giải đáp của cơ quan thuế về khoản chi đào tạo cho người lao động.