Chi lương cho người thân của chủ doanh nghiệp: điều kiện được chấp nhận

Khung pháp lý đối với việc trả lương cho người thân của chủ doanh nghiệp

Pháp luật lao động không đặt ra nguyên tắc loại trừ người thân của chủ doanh nghiệp khỏi quan hệ lao động. Nếu người thân đáp ứng điều kiện của người lao động và được doanh nghiệp tuyển dụng, bố trí công việc, trả lương, quản lý theo quan hệ lao động thì khoản tiền lương phát sinh được xem xét theo quy định chung về tiền lương. Cách tiếp cận này phù hợp với nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động theo Bộ luật Lao động 2019 và nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trong thực tiễn, cơ quan thuế không chấp nhận chi phí chỉ vì khoản chi được ghi nhận là “lương”. Khoản chi phải có bản chất là tiền lương trả cho lao động thực tế, gắn với công việc thực tế, có đủ hồ sơ chứng minh và không rơi vào các trường hợp chi không tương ứng với hoạt động kinh doanh. Vì vậy, quan hệ thân thích không phải là căn cứ làm phát sinh hay loại bỏ quyền hưởng lương; yếu tố quyết định là tính có thật và tính hợp pháp của giao dịch lao động.

Điều kiện để tiền lương của người thân được chấp nhận là chi phí hợp lệ

1. Phải có quan hệ lao động hợp pháp

Doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng lao động với người thân theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, xác định rõ công việc, mức lương, thời giờ làm việc, địa điểm làm việc và nghĩa vụ của các bên. Nếu người thân chỉ nhận tiền định kỳ nhưng không có mô tả công việc, không có sự điều hành, không có sản phẩm lao động hoặc không tham gia hoạt động của doanh nghiệp, khoản chi đó không đủ cơ sở để coi là tiền lương. Với doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ, cần phân biệt tiền lương của người lao động với khoản lợi nhuận, khoản chủ doanh nghiệp tự rút hoặc khoản chi mang tính chất nội bộ.

2. Người được trả lương phải thực sự làm việc cho doanh nghiệp

Khoản tiền lương chỉ được chấp nhận khi người thân có tham gia thực tế vào quá trình sản xuất, kinh doanh. Dấu hiệu thể hiện gồm có phân công nhiệm vụ, bảng chấm công, nhật ký làm việc, kết quả công việc, email điều hành, biên bản bàn giao hoặc các tài liệu tương đương. Nếu doanh nghiệp không chứng minh được việc lao động thực tế, cơ quan thuế có cơ sở loại khoản chi ra khỏi chi phí được trừ theo nguyên tắc tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, được sửa đổi, bổ sung, và các văn bản hướng dẫn thi hành còn hiệu lực.

3. Mức lương phải có căn cứ và phù hợp với thực tế

Tiền lương cần được xác lập theo vị trí việc làm, tính chất công việc và mặt bằng tiền lương trong doanh nghiệp. Mức lương quá cao so với chức danh, năng lực, khối lượng công việc hoặc so với doanh thu, quy mô hoạt động sẽ làm tăng rủi ro bị đánh giá là chi phí không hợp lý. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo tháng, theo sản phẩm hoặc theo doanh số thì quy chế trả lương phải thể hiện rõ cơ chế tính toán, thời điểm chi trả và người có thẩm quyền phê duyệt.

4. Có đầy đủ chứng từ kế toán và chứng từ thanh toán

Doanh nghiệp phải có hồ sơ tiền lương đầy đủ, gồm hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng hoặc phân công, bảng lương, bảng chấm công, phiếu lương, chứng từ chi trả và chứng từ khấu trừ, kê khai thuế nếu phát sinh nghĩa vụ. Việc thanh toán qua ngân hàng được khuyến nghị mạnh trong thực tiễn chứng minh chi phí, nhất là đối với khoản chi có giá trị lớn hoặc phát sinh thường xuyên. Nếu chỉ lập bảng lương hình thức mà không có chứng từ chi trả thực tế, khoản chi không đáp ứng yêu cầu kế toán và thuế.

5. Phải thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và bảo hiểm nếu thuộc diện áp dụng

Tiền lương trả cho người thân, khi là thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú, vẫn phải được xem xét nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành. Từ ngày 01/01/2026, chính sách thuế thu nhập cá nhân áp dụng theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025; đồng thời mức giảm trừ gia cảnh được điều chỉnh theo quy định mới đang có hiệu lực trong năm 2026. Nếu người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp thì doanh nghiệp phải thực hiện đúng nghĩa vụ đóng bảo hiểm theo quy định về bảo hiểm xã hội.

Những trường hợp dễ bị loại khi quyết toán thuế

Khoản lương của người thân thường bị loại khi doanh nghiệp không chứng minh được quan hệ lao động thực sự hoặc chi trả cho người không trực tiếp làm việc. Một số trường hợp điển hình gồm: người thân không có mặt tại doanh nghiệp, không có mô tả công việc, không có chấm công, chi trả tiền mặt không rõ nguồn gốc, hoặc mức lương vượt xa nhu cầu nhân sự thực tế. Cơ quan thuế cũng có thể xem xét loại chi khi khoản chi được ghi nhận đều đặn nhưng không gắn với hiệu quả kinh doanh hay quy mô sử dụng lao động.

Đối với doanh nghiệp do cá nhân làm chủ, cần đặc biệt tránh lẫn lộn giữa tiền lương của người lao động với khoản sử dụng tài sản, vốn hay lợi nhuận của chủ sở hữu. Tiền lương của chính chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Ngược lại, tiền lương trả cho người thân nếu là lao động thực tế, có hợp đồng và chứng từ đầy đủ thì vẫn được xem xét như chi phí tiền lương thông thường.

Hướng xử lý để doanh nghiệp bảo đảm tính chấp nhận của khoản chi

Doanh nghiệp nên thiết lập bộ hồ sơ nhân sự tách bạch cho từng người thân đang làm việc. Hồ sơ cần phản ánh đầy đủ từ khâu tuyển dụng, phân công, chấm công, đánh giá kết quả đến chi trả lương. Với vị trí quản lý hoặc công việc chuyên môn, cần có quyết định bổ nhiệm, bản mô tả công việc và tiêu chí đánh giá hiệu suất để chứng minh tính thực chất của khoản lương.

Doanh nghiệp cũng nên ban hành quy chế tiền lương, thưởng và phụ cấp áp dụng thống nhất cho mọi lao động, kể cả người thân của chủ doanh nghiệp. Việc trả lương dựa trên quy chế chung giúp giảm rủi ro bị đánh giá là ưu đãi mang tính cá nhân, đồng thời tạo căn cứ hợp lý khi giải trình với cơ quan thuế. Trong trường hợp cơ cấu lao động biến động, doanh nghiệp cần cập nhật hợp đồng, mức lương và hồ sơ bảo hiểm kịp thời.

Về kế toán và thuế, khoản chi nên được hạch toán đúng kỳ, đúng bản chất và có chứng từ thanh toán phù hợp. Nếu phát sinh truy lĩnh lương, thưởng hoặc điều chỉnh lương, doanh nghiệp cần có quyết định điều chỉnh và tài liệu giải trình rõ thời điểm phát sinh, căn cứ chi trả. Cách quản trị hồ sơ càng chặt chẽ thì khả năng khoản chi được công nhận càng cao.

Nguyên tắc pháp lý cần ghi nhớ

Cốt lõi của vấn đề không nằm ở quan hệ thân thích mà nằm ở ba yếu tố: có thật việc làm, có thật tiền lương và có đủ chứng từ. Khi ba yếu tố này được đáp ứng, khoản lương trả cho người thân của chủ doanh nghiệp có cơ sở được chấp nhận là chi phí hợp lệ. Ngược lại, nếu chỉ tồn tại trên sổ sách mà không gắn với lao động thực tế, khoản chi sẽ có nguy cơ bị loại khi xác định nghĩa vụ thuế.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động 2019.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, được sửa đổi, bổ sung bởi các luật có liên quan và văn bản hướng dẫn hiện hành.
• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và văn bản hướng dẫn thi hành đang có hiệu lực từ năm 2026.
• Luật Kế toán 2015.
• Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và văn bản hướng dẫn thi hành.
• Nghị định và thông tư hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và tiền lương hiện hành đến năm 2026.