Ghi ý kiến khi biên bản vi phạm hành chính bị ghi sai

Khung pháp lý điều chỉnh việc ghi ý kiến vào biên bản

Biên bản vi phạm hành chính là tài liệu khởi đầu của quá trình xử lý vi phạm, nên mọi sai lệch trong biên bản đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả xử phạt. Theo khoản 1 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, khi phát hiện vi phạm hành chính thì người có thẩm quyền phải kịp thời lập biên bản, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản theo quy định của luật. Theo khoản 2 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm, hành vi vi phạm, lời khai của người vi phạm, ý kiến của người chứng kiến hoặc người bị thiệt hại nếu có.

Về nội dung chi tiết của biên bản, khoản 4 Điều 12 Nghị định 118/2021/NĐ-CP quy định biên bản vi phạm hành chính phải thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc, trong đó có lời khai của người vi phạm và ý kiến trình bày liên quan đến vụ việc. Quy định này cho thấy ý kiến của người vi phạm là một cấu phần chính thức của biên bản, không phải nội dung phụ. Khi biên bản ghi sai, người vi phạm có quyền yêu cầu ghi nhận ý kiến phản đối ngay tại thời điểm lập biên bản.

Khi biên bản ghi sai thông tin, người vi phạm cần ghi gì

Thông tin cần ghi phải ngắn gọn, trực diện và bám đúng nội dung sai. Trọng tâm là nêu rõ: phần nào trong biên bản không đúng, nội dung đúng theo thực tế là gì, và người vi phạm không đồng ý với phần ghi sai đó. Cách ghi này giúp biên bản thể hiện đúng tranh chấp thực tế, thay vì để lại khoảng trống diễn giải bất lợi cho người vi phạm.

Nội dung ý kiến nên có ba lớp thông tin: xác định lỗi ghi nhận, đính chính sự kiện, và khẳng định quan điểm không thừa nhận nội dung sai. Ví dụ: “Tôi không đồng ý với nội dung biên bản ở phần hành vi vi phạm. Thực tế tôi không thực hiện hành vi như biên bản mô tả; đề nghị ghi nhận lại đúng sự việc theo trình bày của tôi.” Nếu biên bản sai về thời gian, địa điểm, phương tiện, biển số, họ tên, chức vụ, hoặc tình tiết diễn biến, cần ghi rõ từng lỗi cụ thể.

Khi nội dung bị ghi sai liên quan đến căn cứ xác định hành vi vi phạm, người vi phạm nên bổ sung ngay tình tiết đối chiếu như nhân chứng, camera, giấy tờ, lộ trình, hoặc hiện trạng thực tế. Nếu chưa kịp trình bày đầy đủ, vẫn phải ghi tối thiểu rằng “tôi không đồng ý với nội dung biên bản và sẽ có ý kiến bổ sung bằng văn bản”. Câu này có giá trị bảo lưu quyền trình bày sau đó.

Mẫu câu ghi ý kiến nên dùng

Có thể ghi theo một trong các cách sau:

• “Tôi không đồng ý với nội dung biên bản vì biên bản ghi không đúng sự thật về hành vi, thời gian và địa điểm xảy ra vụ việc. Đề nghị chỉnh sửa theo đúng thực tế.”
• “Tôi không thừa nhận hành vi vi phạm được nêu trong biên bản. Phần trình bày của tôi là: …”
• “Nội dung biên bản chưa phản ánh đúng diễn biến sự việc. Tôi đề nghị ghi nhận ý kiến của tôi là: …”
• “Tôi bảo lưu quyền giải trình và cung cấp tài liệu chứng minh sau khi nhận bản sao biên bản.”

Cách ghi để bảo vệ quyền lợi tốt nhất

Người vi phạm nên yêu cầu người lập biên bản ghi nguyên văn ý kiến của mình vào đúng mục “ý kiến trình bày của cá nhân vi phạm” hoặc mục tương ứng trong mẫu biên bản. Không nên chỉ nói miệng mà không để lại dấu vết chữ viết trong biên bản, vì biên bản là chứng cứ quan trọng trong hồ sơ xử phạt. Nếu nội dung ghi chưa đúng, cần yêu cầu sửa ngay trước khi ký.

Trường hợp người lập biên bản không chấp nhận ghi ý kiến phản đối, người vi phạm nên ghi trực tiếp vào phần dành cho ý kiến của mình dòng chữ thể hiện rõ việc không đồng ý, sau đó ký xác nhận phần còn lại nếu cần thiết. Nếu cơ quan yêu cầu ký nhưng biên bản có sai sót nghiêm trọng, có thể ghi chú rõ: “Ký tên nhưng không đồng ý với nội dung biên bản, đã có ý kiến phản đối tại chỗ.” Việc ký không đồng nghĩa với việc thừa nhận toàn bộ nội dung nếu đã thể hiện phản đối rõ ràng trong biên bản.

Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản và phải có chữ ký của người lập biên bản, theo khoản 3 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012. Nếu người vi phạm không ký được thì điểm chỉ; nếu từ chối ký thì người lập biên bản phải ghi rõ lý do. Quy định này cho thấy chữ ký là thủ tục xác nhận việc lập biên bản, không làm mất quyền phản đối nội dung sai.

Quyền giải trình và khiếu nại sau khi đã ghi ý kiến

Ghi ý kiến trong biên bản chỉ là bước đầu. Sau đó, người vi phạm còn có quyền giải trình theo khoản 1 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 đối với trường hợp được giải trình theo luật. Theo khoản 2 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, việc giải trình được thực hiện bằng văn bản hoặc trực tiếp với người có thẩm quyền xử phạt trong thời hạn luật định, để trình bày lý do không đồng ý và cung cấp tài liệu chứng minh.

Nếu quyết định xử phạt vẫn được ban hành dựa trên biên bản sai, người vi phạm có quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011 hoặc khởi kiện vụ án hành chính theo Luật Tố tụng hành chính 2015 khi có đủ căn cứ. Ý kiến đã ghi trong biên bản và tài liệu kèm theo sẽ trở thành chứng cứ quan trọng chứng minh người vi phạm đã phản đối từ đầu. Vì vậy, việc ghi ý kiến đúng và đủ ngay tại thời điểm lập biên bản có ý nghĩa chiến lược đối với toàn bộ quá trình bảo vệ quyền lợi.

Lưu ý riêng đối với biên bản do cảnh sát, thanh tra hoặc UBND lập

Dù người lập biên bản là cảnh sát, thanh tra hay người có thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân, nguyên tắc ghi nhận ý kiến của người vi phạm vẫn thống nhất theo Luật Xử lý vi phạm hành chính và Nghị định 118/2021/NĐ-CP. Sự khác nhau chủ yếu nằm ở lĩnh vực quản lý và thẩm quyền xử phạt, còn quyền trình bày của người vi phạm vẫn phải được tôn trọng. Do đó, không nên chờ cơ quan “tự sửa” mà phải chủ động ghi ý kiến ngay tại chỗ.

Nếu biên bản có dấu hiệu sai nghiêm trọng như ghi nhầm người vi phạm, mô tả sai hành vi, sai địa điểm, hoặc bỏ qua ý kiến phản đối, người vi phạm cần giữ lại bản sao biên bản và tài liệu liên quan. Sau đó, nên chuẩn bị văn bản giải trình, kèm chứng cứ như hình ảnh, video, định vị, nhân chứng hoặc giấy tờ chuyên môn. Việc phản hồi kịp thời giúp tăng khả năng cơ quan có thẩm quyền xem xét lại hồ sơ trước khi ra quyết định xử phạt.

Kết luận

Khi biên bản vi phạm hành chính bị ghi sai thông tin, người vi phạm cần ghi rõ nội dung không đồng ý, nêu chính xác phần sai và đính chính bằng thông tin thực tế. Câu chữ phải trực tiếp, ngắn gọn, có tính phủ nhận rõ ràng đối với dữ kiện sai lệch, đồng thời bảo lưu quyền giải trình và khiếu nại sau đó. Đây là cách thức hiệu quả nhất để bảo vệ quyền lợi ngay từ giai đoạn đầu của thủ tục xử lý vi phạm hành chính.

Tài liệu tham khảo

• Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012.
• Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xử lý vi phạm hành chính 2020.
• Nghị định 118/2021/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính.
• Luật Khiếu nại 2011.
• Luật Tố tụng hành chính 2015.