Cán bộ yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần khi nào bị coi là gây phiền hà?

Khái niệm “yêu cầu bổ sung hồ sơ” và giới hạn pháp lý

Trong giải quyết thủ tục hành chính, cơ quan có thẩm quyền được quyền yêu cầu người dân, doanh nghiệp bổ sung hồ sơ khi hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ hoặc cần làm rõ nội dung theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Đây là hoạt động nghiệp vụ bình thường nhằm bảo đảm quyết định hành chính được ban hành đúng căn cứ, đúng trình tự. Tuy nhiên, quyền yêu cầu bổ sung không phải là quyền tùy nghi. Mọi yêu cầu bổ sung phải xuất phát từ thành phần hồ sơ đã được công bố công khai, có nội dung rõ ràng và có thể kiểm tra được tính cần thiết.

Ranh giới giữa hướng dẫn hợp pháp và gây phiền hà nằm ở tính cần thiết, tính minh bạch và tính một lần của việc yêu cầu bổ sung. Nếu hồ sơ thiếu thật thì việc yêu cầu bổ sung là đúng pháp luật; nếu hồ sơ đã đủ mà vẫn tiếp tục đòi thêm giấy tờ, đòi đi lại nhiều lần, hoặc yêu cầu các tài liệu không được quy định thì hành vi đó không còn là hướng dẫn nghiệp vụ thông thường.

Trường hợp bị coi là gây phiền hà, nhũng nhiễu

Hành vi yêu cầu bổ sung hồ sơ bị coi là gây phiền hà khi cán bộ công chức, viên chức được giao tiếp nhận hoặc giải quyết thủ tục hành chính tự đặt thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định, không giải thích rõ căn cứ pháp lý, hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần cho cùng một nội dung đã được thông báo trước đó. Đây là biểu hiện của việc kéo dài thời gian giải quyết, làm phát sinh chi phí đi lại, sao y, chờ đợi không cần thiết cho người dân.

Theo điểm đ khoản 1 Điều 18 Nghị định 112/2020/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 71/2023/NĐ-CP, cán bộ, công chức, viên chức không được tự ý yêu cầu bổ sung hồ sơ, giấy tờ, nộp chi phí ngoài quy định của pháp luật. Theo điểm e khoản 1 Điều 18 Nghị định 112/2020/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 71/2023/NĐ-CP, người có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cũng không được trực tiếp giao dịch, yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ không thông qua Bộ phận Một cửa, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trong cùng nhóm hành vi bị cấm, điểm a khoản 1 Điều 18 Nghị định 112/2020/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 71/2023/NĐ-CP, nghiêm cấm hành vi cửa quyền, sách nhiễu, gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính. Vì vậy, khi việc yêu cầu bổ sung trở thành cách gây khó dễ, cản trở, làm phát sinh đi lại nhiều lần hoặc làm chậm tiến độ xử lý mà không có căn cứ pháp lý rõ ràng, hành vi đó đã vượt khỏi giới hạn cho phép.

Dấu hiệu nhận biết yêu cầu bổ sung hồ sơ không đúng pháp luật

Một yêu cầu bổ sung thường bị xem là gây phiền hà nếu rơi vào một hoặc nhiều dấu hiệu sau: yêu cầu giấy tờ không có trong thành phần hồ sơ đã công bố; mỗi lần tiếp nhận lại nêu thêm một nhóm tài liệu mới; không trả lời bằng văn bản hoặc không ghi rõ lý do thiếu sót; hoặc đẩy người dân qua lại giữa nhiều bộ phận mà không có đầu mối chịu trách nhiệm. Trường hợp hồ sơ đã được hướng dẫn từ đầu nhưng cán bộ vẫn yêu cầu sửa đổi từng phần theo từng lần tiếp xúc cũng là biểu hiện điển hình của việc gây tốn kém thời gian và chi phí xã hội.

Đặc biệt, nếu cơ quan nhà nước đã có dữ liệu điện tử hoặc có thể tự khai thác được thông tin trong hệ thống quản lý nội bộ mà vẫn buộc người dân nộp lại tài liệu đã có, yêu cầu đó cần được xem xét chặt chẽ về tính cần thiết và tính hợp pháp. Trong quản trị thủ tục hành chính hiện đại, nguyên tắc là giảm giấy tờ trùng lặp, không tạo thêm rào cản cho người thực hiện thủ tục.

Cơ sở xử lý kỷ luật đối với hành vi gây phiền hà

Hành vi yêu cầu bổ sung hồ sơ trái quy định không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân mà còn là căn cứ xem xét trách nhiệm công vụ. Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 71/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 112/2020/NĐ-CP, việc vi phạm quy định trong thực hiện nhiệm vụ, công vụ có thể bị xử lý kỷ luật tùy theo tính chất, mức độ và hậu quả. Nếu hành vi mang tính vụ lợi, cố ý kéo dài, hoặc gây hậu quả nghiêm trọng, người vi phạm còn có thể phải chịu trách nhiệm ở mức nghiêm khắc hơn theo quy định pháp luật hiện hành.

Đối với cán bộ, công chức, viên chức làm việc ở bộ phận một cửa hoặc bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, nguyên tắc trách nhiệm giải trình đặc biệt quan trọng. Việc không có văn bản hướng dẫn rõ, không ghi nhận nội dung yêu cầu bổ sung, hoặc liên tục “hành” người dân quay lại nhiều lần thường là căn cứ để cơ quan quản lý kiểm tra, xác minh và xử lý kỷ luật nội bộ. Trong thực tiễn quản trị công vụ, cơ quan cấp trên còn có thể áp dụng biện pháp chấn chỉnh quy trình, rà soát biểu mẫu, và công khai đường dây tiếp nhận phản ánh để ngăn tái diễn.

Người dân nên phản ứng thế nào khi bị yêu cầu bổ sung nhiều lần

Người dân cần yêu cầu cán bộ nêu rõ căn cứ pháp lý của từng nội dung bổ sung và đề nghị thể hiện bằng văn bản hoặc trên phiếu hướng dẫn. Nếu nội dung yêu cầu không có trong thành phần hồ sơ hoặc đã bị yêu cầu lặp lại nhiều lần cho cùng một vấn đề, người dân có quyền ghi nhận lại thời gian, người làm việc, nội dung trao đổi và các giấy tờ bị yêu cầu bổ sung. Đây là cơ sở quan trọng khi phản ánh, kiến nghị hoặc khiếu nại.

Trường hợp hành vi đã có dấu hiệu gây phiền hà rõ rệt, người dân có thể gửi phản ánh đến người đứng đầu cơ quan, cơ quan thanh tra, hoặc cơ quan tiếp công dân có thẩm quyền. Nếu hành vi làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp thì có thể lựa chọn khiếu nại theo trình tự pháp luật về khiếu nại đối với quyết định hành chính, hành vi hành chính liên quan đến quá trình giải quyết hồ sơ. Cách xử lý phù hợp nhất là giữ lại toàn bộ giấy tờ, phiếu hẹn, nội dung hướng dẫn và tài liệu liên quan để bảo đảm tính xác thực của phản ánh.

Kết luận

Yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ hợp pháp khi nhằm khắc phục thiếu sót thực sự, có căn cứ pháp lý rõ ràng và được thực hiện đúng quy trình. Khi cán bộ tự ý đòi thêm giấy tờ, kéo dài việc sửa đổi, buộc người dân đi lại nhiều lần hoặc không thông qua bộ phận tiếp nhận theo quy định, hành vi đó đã chuyển sang dấu hiệu gây phiền hà, sách nhiễu. Việc nhận diện đúng ranh giới này có ý nghĩa quan trọng trong bảo vệ kỷ luật hành chính, phòng ngừa nhũng nhiễu và bảo đảm quyền được phục vụ của người dân, doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 112/2020/NĐ-CP về xử lý kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức.
• Nghị định 71/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 112/2020/NĐ-CP.
• Luật Cán bộ, công chức 2008, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Luật Viên chức 2010, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
• Chỉ thị 13/CT-TTg về tăng cường trách nhiệm người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước trong cải cách thủ tục hành chính.