Bổ sung ngành nghề kinh doanh: khi nào phải đăng ký thay đổi?

Khi nào phải đăng ký thay đổi khi bổ sung ngành nghề kinh doanh?

Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khi quyết định bổ sung ngành, nghề kinh doanh mới ngoài phạm vi đã được ghi nhận trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nghĩa vụ này phát sinh từ thời điểm doanh nghiệp có nghị quyết hoặc quyết định nội bộ về việc thay đổi ngành, nghề kinh doanh và được triển khai trên thực tế theo thông tin đăng ký đã cập nhật. Theo khoản 1 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi có thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn luật định. Cùng với đó, khoản 1 Điều 49 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đối với trường hợp thay đổi ngành, nghề kinh doanh.

Về thời hạn, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi theo khoản 1 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020. Mốc “có thay đổi” được hiểu là thời điểm doanh nghiệp ban hành nghị quyết, quyết định hợp lệ về việc bổ sung ngành nghề. Nếu doanh nghiệp đã thực hiện hoạt động kinh doanh mới nhưng chưa đăng ký bổ sung, thông tin pháp lý và thực tế kinh doanh sẽ không thống nhất, làm phát sinh rủi ro khi kiểm tra, thanh tra hoặc thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước.

Pháp lý về phạm vi ngành, nghề kinh doanh

Doanh nghiệp được tự do kinh doanh những ngành, nghề mà pháp luật không cấm, theo khoản 1 Điều 7 Luật Doanh nghiệp 2020. Danh mục ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được ghi nhận theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và được cập nhật trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp. Khi bổ sung ngành nghề, doanh nghiệp phải bảo đảm ngành, nghề được ghi nhận đúng mã ngành, đúng tên ngành hoặc mô tả chi tiết phù hợp với quy định hiện hành.

Đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được kinh doanh khi đã đáp ứng đầy đủ điều kiện theo luật chuyên ngành. Khoản 1 Điều 7 Luật Đầu tư 2020 xác định ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện là ngành, nghề mà việc thực hiện phải đáp ứng điều kiện vì lý do quốc phòng, an ninh, trật tự, đạo đức xã hội, sức khỏe cộng đồng và các lý do khác theo luật định. Vì vậy, bổ sung ngành nghề vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa với quyền được triển khai ngay hoạt động kinh doanh nếu điều kiện kinh doanh chưa được đáp ứng.

Hồ sơ đăng ký thay đổi khi bổ sung ngành nghề

Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đối với trường hợp bổ sung ngành, nghề kinh doanh được lập theo Điều 49 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ trọng tâm là thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, trong đó ghi rõ ngành, nghề dự kiến bổ sung. Tùy loại hình doanh nghiệp, hồ sơ còn có nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi ngành, nghề kinh doanh.

Trong thực tiễn áp dụng, hồ sơ cần được chuẩn bị thống nhất giữa nội dung quyết định nội bộ và nội dung thông báo gửi cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu doanh nghiệp bổ sung ngành nghề có điều kiện, cần rà soát thêm các giấy phép, chứng chỉ hoặc điều kiện tiền đề theo pháp luật chuyên ngành trước khi đưa vào vận hành. Đây là yêu cầu quan trọng để tránh tình trạng đăng ký xong nhưng chưa đủ điều kiện kinh doanh trên thực tế.

Trình tự thực hiện và cơ quan tiếp nhận

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo quy định về đăng ký doanh nghiệp. Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục theo phương thức trực tiếp hoặc trực tuyến theo hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật nội dung thay đổi vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp nếu đủ điều kiện.

Thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung để doanh nghiệp hoàn thiện lại. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tên ngành, mã ngành, thông tin người đại diện và thẩm quyền ký trước khi nộp để hạn chế việc bị trả hồ sơ.

Những trường hợp không nên hiểu nhầm là không cần đăng ký thay đổi

Việc chỉ bắt đầu một hoạt động mới với quy mô nhỏ, thử nghiệm thị trường hoặc thực hiện dịch vụ bổ trợ vẫn không làm phát sinh ngoại lệ miễn đăng ký nếu ngành, nghề đó chưa có trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Khi hoạt động mới là một ngành, nghề độc lập, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục bổ sung trước khi triển khai ổn định. Trường hợp chỉ điều chỉnh cách thức cung ứng, mở rộng địa bàn hoặc thay đổi quy trình nội bộ nhưng không làm phát sinh ngành, nghề mới, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ bản chất pháp lý trước khi quyết định có phải đăng ký thay đổi hay không.

Với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, ngoài thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, còn phải kiểm tra quy định về tiếp cận thị trường và điều kiện đầu tư theo pháp luật đầu tư. Đây là nhóm trường hợp cần đánh giá đồng thời cả pháp luật doanh nghiệp và pháp luật đầu tư để tránh nộp hồ sơ chưa đúng trình tự. Nếu ngành bổ sung thuộc nhóm kinh doanh có điều kiện, việc chỉ có tên ngành trong đăng ký doanh nghiệp chưa đủ để hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh.

Ý nghĩa pháp lý của việc đăng ký kịp thời

Đăng ký bổ sung ngành nghề đúng thời hạn giúp bảo đảm tính thống nhất giữa quyết định nội bộ, dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh thực tế. Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp xuất trình khi làm việc với đối tác, cơ quan thuế, ngân hàng hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành. Ngược lại, chậm đăng ký hoặc đăng ký không đúng nội dung có thể làm phát sinh rủi ro xử phạt vi phạm hành chính và ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hoạt động kinh doanh liên quan.

Về quản trị tuân thủ, doanh nghiệp nên thực hiện rà soát ngành nghề định kỳ, nhất là khi mở rộng sản phẩm, dịch vụ hoặc thay đổi mô hình kinh doanh. Việc kiểm tra trước mã ngành, điều kiện kinh doanh, văn bản nội bộ và thẩm quyền quyết định sẽ giúp thủ tục bổ sung ngành nghề diễn ra thuận lợi. Đây là bước cần thiết để bảo đảm hoạt động kinh doanh phù hợp khuôn khổ pháp luật hiện hành.

Tài liệu tham khảo

• Luật Doanh nghiệp 2020.
• Luật Đầu tư 2020.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
• Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.