Chứng từ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi bị tham vấn giá hải quan

Khái quát về tham vấn giá hải quan

Tham vấn giá hải quan là thủ tục cơ quan hải quan sử dụng khi có nghi vấn về trị giá khai báo của hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Mục đích của hoạt động này là kiểm tra mức độ phù hợp giữa trị giá khai báo với các chứng từ, tài liệu và dữ liệu liên quan đến giao dịch. Theo khoản 1 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, người khai hải quan có trách nhiệm cung cấp hồ sơ, chứng từ để làm rõ nội dung khai báo khi cơ quan hải quan yêu cầu. Việc tham vấn không chỉ xoay quanh đơn giá hàng hóa mà còn gắn với điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, quan hệ giữa các bên và các khoản điều chỉnh giá nếu có.

Về cơ sở pháp lý, nội dung xác định trị giá hải quan và trình tự tham vấn được quy định tại Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung, cùng Thông tư 39/2015/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung. Trong thực tiễn, cơ quan hải quan thường yêu cầu doanh nghiệp chứng minh rằng giá khai báo là giá thực tế phải trả đến cửa khẩu nhập đầu tiên hoặc giá giao dịch phù hợp với phương pháp xác định trị giá áp dụng. Vì vậy, hồ sơ cần được chuẩn bị theo hướng nhất quán, có đối chiếu được giữa hợp đồng, hóa đơn, thanh toán, vận tải và các tài liệu hỗ trợ khác.

Nhóm chứng từ cốt lõi doanh nghiệp phải chuẩn bị

Hợp đồng thương mại và phụ lục hợp đồng

Hợp đồng thương mại là tài liệu nền tảng để xác định quan hệ mua bán, đối tượng hàng hóa, đơn giá, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán và trách nhiệm của các bên. Nếu giá thay đổi theo từng lô, doanh nghiệp cần chuẩn bị cả phụ lục hợp đồng, đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng hoặc sửa đổi hợp đồng. Nội dung trong hợp đồng phải thống nhất với hóa đơn thương mại và tờ khai hải quan, đặc biệt là tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá và điều kiện Incoterms. Trường hợp giao dịch có chiết khấu, thưởng, khuyến mại hoặc điều chỉnh giá, cần thể hiện rõ căn cứ phát sinh và cách tính trong hợp đồng hoặc phụ lục.

Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và bộ chứng từ giao hàng

Hóa đơn thương mại là chứng từ trực tiếp thể hiện giá trị lô hàng và là tài liệu trọng tâm trong tham vấn giá. Phiếu đóng gói giúp đối chiếu số lượng kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói và cơ cấu hàng hóa, qua đó hỗ trợ xác minh tính phù hợp của đơn giá khai báo. Ngoài ra, vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, giấy chứng nhận giao nhận hoặc chứng từ tương đương cần được chuẩn bị để chứng minh hành trình hàng hóa và thời điểm giao hàng. Nếu có chứng từ bảo hiểm, chứng từ đó cũng cần được xuất trình để làm rõ cấu phần chi phí trong trị giá.

Chứng từ thanh toán

Chứng từ thanh toán là nhóm tài liệu đặc biệt quan trọng vì phản ánh dòng tiền thực tế của giao dịch. Doanh nghiệp cần chuẩn bị ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, giấy báo nợ, điện chuyển tiền, thư tín dụng hoặc các chứng từ thanh toán khác phù hợp với phương thức thanh toán đã ghi trong hợp đồng. Theo khoản 5 Điều 6 Thông tư 39/2015/TT-BTC, chứng từ thanh toán là một nguồn thông tin quan trọng để chứng minh trị giá khai báo. Nội dung thanh toán phải khớp với hợp đồng và hóa đơn, gồm số tiền, đồng tiền thanh toán, thời điểm thanh toán, bên thụ hưởng và nội dung chuyển tiền.

Tài liệu đàm phán, báo giá và đơn đặt hàng

Trong nhiều trường hợp, cơ quan hải quan cần đối chiếu quá trình hình thành giá. Khi đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị bảng báo giá, proforma invoice, purchase order, thư chào hàng, email trao đổi về giá, biên bản đàm phán và xác nhận đặt hàng. Các tài liệu này giúp chứng minh quá trình giao kết là minh bạch, giá khai báo được hình thành từ thỏa thuận thực tế chứ không phải mức giá tùy ý. Nếu giao dịch kéo dài hoặc có nhiều vòng thương lượng, cần sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian để dễ kiểm tra.

Chứng từ bổ trợ thường bị bỏ sót nhưng có giá trị chứng minh cao

Bên cạnh bộ chứng từ giao dịch cơ bản, doanh nghiệp cần lưu ý các tài liệu bổ trợ có thể làm rõ bản chất giá. Ví dụ gồm chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa người mua và người bán, tài liệu về giao dịch tương tự, bảng tính giá thành, tài liệu kỹ thuật của hàng hóa, catalog, tiêu chuẩn chất lượng, chứng nhận xuất xứ hoặc tài liệu giải thích sự chênh lệch giá giữa các lô hàng. Nếu hàng nhập theo điều kiện FOB, CIF, CFR hoặc điều kiện khác, cần có chứng từ vận tải và bảo hiểm để bóc tách đúng các khoản chi phí chưa thuộc trị giá hải quan hoặc đã được cộng vào trị giá theo quy định tại các điều 8, 9, 10, 11 Thông tư 39/2015/TT-BTC. Với hàng hóa có hàng mẫu, hàng tặng kèm, hàng thay thế hoặc khoản thanh toán gián tiếp, doanh nghiệp phải chuẩn bị tài liệu riêng để giải trình rõ cơ chế tính giá.

Trường hợp người khai hải quan không trực tiếp tham gia giao dịch, giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người đại diện làm việc với hải quan cũng cần có sẵn. Nếu tài liệu do đối tác nước ngoài phát hành, doanh nghiệp nên chuẩn bị bản dịch tiếng Việt và sắp xếp theo bộ hồ sơ logic để việc đối chiếu thuận lợi hơn. Những tài liệu tưởng chừng chỉ có giá trị nội bộ như email xác nhận giá, bản sửa đổi đơn hàng, hoặc thông báo thay đổi điều kiện giao hàng đều có thể trở thành chứng cứ quan trọng trong buổi tham vấn.

Nguyên tắc chuẩn bị hồ sơ để giảm rủi ro bác bỏ trị giá khai báo

Hồ sơ tham vấn phải bảo đảm ba yêu cầu: thống nhất, đầy đủ và truy xuất được. Thống nhất nghĩa là số liệu giữa hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, thanh toán và tờ khai phải ăn khớp về tên hàng, lượng hàng, đơn giá, điều kiện giao hàng và đồng tiền thanh toán. Đầy đủ nghĩa là không chỉ có chứng từ chính mà còn có tài liệu hỗ trợ cho các khoản điều chỉnh giá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, hoa hồng, phí bản quyền hoặc khoản phải cộng, phải trừ nếu phát sinh. Truy xuất được nghĩa là mỗi tài liệu đều cho phép xác định rõ nguồn gốc, thời điểm lập, bên phát hành và quan hệ của nó với lô hàng đang bị tham vấn.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ theo từng nhóm: nhóm chứng từ pháp lý của giao dịch, nhóm chứng từ về giá, nhóm chứng từ thanh toán, nhóm chứng từ vận tải và nhóm tài liệu giải trình. Cách sắp xếp này giúp công chức hải quan dễ kiểm tra và giúp đại diện doanh nghiệp trả lời nhất quán tại buổi tham vấn. Khi phát hiện nội dung chưa khớp, cần giải trình bằng văn bản hoặc tài liệu bổ sung thay vì chỉ giải thích miệng. Việc chuẩn bị sớm còn tạo điều kiện rà soát các sai khác do lỗi nhập liệu, lỗi quy đổi ngoại tệ hoặc thiếu chứng từ từ nhà cung cấp.

Hệ quả pháp lý nếu hồ sơ không đáp ứng yêu cầu tham vấn

Nếu doanh nghiệp không cung cấp được chứng từ, tài liệu chứng minh trị giá khai báo, cơ quan hải quan có quyền bác bỏ trị giá khai báo và xác định lại trị giá theo phương pháp phù hợp. Khi đó, số thuế phải nộp có thể tăng lên, đồng thời doanh nghiệp có nguy cơ bị kéo dài thời gian thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và chi phí cơ hội. Trường hợp có dấu hiệu khai báo không trung thực, doanh nghiệp còn có thể đối diện với xử phạt vi phạm hành chính về hải quan. Vì vậy, hồ sơ tham vấn không chỉ là bộ giấy tờ giải trình mà còn là công cụ chứng minh tính hợp pháp của toàn bộ giao dịch nhập khẩu hoặc xuất khẩu.

Ở góc độ quản trị tuân thủ, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ ngay từ khâu ký hợp đồng. Mỗi lô hàng cần có một bộ hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy, đánh số tài liệu, đối chiếu định kỳ giữa bộ phận mua hàng, kế toán, logistics và khai báo hải quan. Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh khi nhận thông báo tham vấn và giảm đáng kể rủi ro tranh chấp về trị giá.

Kết luận

Tham vấn giá hải quan là tình huống đòi hỏi doanh nghiệp chứng minh tính xác thực của giá khai báo bằng hồ sơ chặt chẽ, đồng bộ và có khả năng kiểm chứng. Bộ chứng từ trọng tâm gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng từ thanh toán, vận đơn và các tài liệu đàm phán, báo giá, ủy quyền, bảo hiểm hoặc chứng từ vận tải liên quan. Việc chuẩn bị đúng trọng tâm theo quy định hiện hành là nền tảng để bảo vệ trị giá khai báo, bảo đảm tiến độ thông quan và hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo

• Luật Hải quan 2014.
• Nghị định 08/2015/NĐ-CP của Chính phủ, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Thông tư 39/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, đã được sửa đổi, bổ sung.
• Quyết định 1810/QĐ-TCHQ năm 2018 của Tổng cục Hải quan về quy trình tham vấn trị giá hải quan.
• Trang thông tin thủ tục hành chính của Bộ Tài chính về tham vấn, kiểm tra hồ sơ và xác định trị giá hải quan.