Thu giữ điện thoại chứa dữ liệu cá nhân và bí mật công ty: cách bảo vệ hợp pháp

Khung pháp lý điều chỉnh việc thu giữ điện thoại có dữ liệu

Điện thoại di động không chỉ là phương tiện liên lạc mà còn là thiết bị lưu trữ lượng lớn dữ liệu cá nhân, dữ liệu công việc, thư tín điện tử, tài liệu nội bộ và thông tin mật của doanh nghiệp. Khi cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng thu giữ điện thoại, quan hệ pháp lý phát sinh đồng thời chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và các quy định liên quan về bí mật kinh doanh, an toàn thông tin và quyền riêng tư.

Về nguyên tắc, việc khám xét, tạm giữ và thu giữ thư tín, điện thoại, dữ liệu điện tử và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác phải tuân theo Bộ luật Tố tụng hình sự 2015. Đặc biệt, theo Điều 107 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, phương tiện điện tử phải được thu giữ kịp thời, đầy đủ, mô tả đúng thực trạng và niêm phong ngay sau khi thu giữ; nếu không thể thu giữ phương tiện lưu trữ dữ liệu điện tử thì phải sao lưu dữ liệu và bảo quản như vật chứng.

Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 số 91/2025/QH15 có hiệu lực, tạo thêm nền tảng pháp lý cho việc kiểm soát xử lý dữ liệu cá nhân trong cả khu vực công và tư. Khi điện thoại chứa dữ liệu cá nhân của chủ sở hữu, của người thân, khách hàng hoặc nhân viên, việc tiếp cận và sao chép dữ liệu phải được thực hiện trong giới hạn mục đích, phạm vi và thời hạn được pháp luật cho phép.

Cơ quan có thẩm quyền được làm gì khi thu giữ điện thoại

Người có thẩm quyền tiến hành tố tụng được phép thu giữ phương tiện điện tử, dữ liệu điện tử và có thể mời người có chuyên môn liên quan tham gia theo khoản 1 Điều 107 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015. Trong trường hợp không thể thu giữ thiết bị, cơ quan tiến hành tố tụng phải sao lưu dữ liệu vào phương tiện lưu trữ và thu giữ như đối với vật chứng.

Khi thu giữ hoặc sao lưu dữ liệu từ điện thoại, cơ quan có thẩm quyền phải lập biên bản, đưa vào hồ sơ vụ án và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu. Quy định này nhằm ngăn ngừa việc sửa đổi, thêm bớt, sao chép trái phép hoặc khai thác vượt quá phạm vi cần thiết cho việc giải quyết vụ án.

Đối với các hình thức thu giữ gắn với khám xét, tạm giữ thư tín, điện thoại, điện tín và dữ liệu điện tử, việc thực hiện phải đúng thẩm quyền, đúng căn cứ và đúng trình tự tố tụng. Nếu thủ tục không đúng, người bị thu giữ có cơ sở yêu cầu xem xét tính hợp pháp của biên bản, việc niêm phong, việc sao lưu và việc khai thác dữ liệu.

Quyền của người bị thu giữ điện thoại

Người bị thu giữ điện thoại có quyền yêu cầu cơ quan tiến hành tố tụng ghi nhận rõ tình trạng thiết bị, niêm phong, số lượng phụ kiện đi kèm và phạm vi dữ liệu đã sao lưu. Đây là điểm rất quan trọng, vì biên bản càng cụ thể thì khả năng kiểm soát rủi ro lộ lọt dữ liệu càng cao.

Người bị thu giữ cũng có quyền đề nghị xác định rõ dữ liệu nào là dữ liệu cá nhân, dữ liệu thuộc bí mật kinh doanh, dữ liệu khách hàng, dữ liệu nội bộ hoặc dữ liệu không liên quan đến vụ việc. Việc phân định này giúp hạn chế việc cơ quan có thẩm quyền truy cập tràn lan vào toàn bộ nội dung điện thoại.

Nếu có dấu hiệu thu giữ vượt quá phạm vi cần thiết, người liên quan có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc đề nghị xem xét thủ tục tố tụng theo cơ chế pháp luật hiện hành. Trong thực tiễn, việc phản ứng sớm ngay tại thời điểm lập biên bản thường có giá trị hơn so với việc khiếu nại muộn sau khi dữ liệu đã bị sao chép rộng rãi.

Giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân trong điện thoại

Trước hết, cần yêu cầu phân loại dữ liệu cá nhân với dữ liệu phục vụ điều tra, thay vì chấp nhận việc sao chép toàn bộ thiết bị một cách không giới hạn. Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, dữ liệu cá nhân chỉ được xử lý trong phạm vi phù hợp với mục đích và căn cứ xử lý hợp pháp; nguyên tắc tối thiểu hóa dữ liệu phải được tôn trọng.

Thứ hai, nên yêu cầu ghi nhận rõ việc chỉ sao lưu phần dữ liệu liên quan, đặc biệt đối với danh bạ, ảnh riêng tư, tin nhắn cá nhân, tài khoản làm việc song song và dữ liệu sức khỏe, tài chính. Khi cơ quan tiến hành tố tụng cần kiểm tra dữ liệu, việc có mặt của người chứng kiến, người đại diện hợp pháp hoặc luật sư sẽ giúp tăng mức độ minh bạch.

Thứ ba, cần đề nghị niêm phong thiết bị và phương tiện sao lưu ngay sau khi hoàn tất thu giữ. Niêm phong không chỉ bảo vệ tính toàn vẹn chứng cứ mà còn giảm nguy cơ truy cập trái phép vào dữ liệu riêng tư trong thời gian thiết bị nằm trong kho vật chứng.

Giải pháp bảo vệ bí mật công ty và bí mật kinh doanh

Điện thoại cá nhân thường đồng thời chứa tài liệu nội bộ, file khách hàng, chiến lược kinh doanh, báo giá, mã nguồn, hợp đồng, dữ liệu kế toán hoặc tài liệu R&D. Những thông tin này có thể được bảo vệ dưới chế độ bí mật kinh doanh nếu đáp ứng điều kiện về tính không phổ biến, có giá trị thương mại và được chủ thể kiểm soát bằng biện pháp bảo mật phù hợp.

Khi bị thu giữ, người quản lý dữ liệu của doanh nghiệp cần lập tức xác định nhóm thông tin nhạy cảm, đánh dấu phạm vi bí mật và thông báo cho luật sư hoặc bộ phận pháp chế. Doanh nghiệp nên yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chỉ tiếp cận phần dữ liệu liên quan trực tiếp đến vụ việc, đồng thời đề nghị ghi nhận rõ trong biên bản những dữ liệu có tính chất mật.

Nếu điện thoại là thiết bị làm việc, doanh nghiệp nên cung cấp tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền quản lý đối với một số tệp, tài khoản, hệ thống và dữ liệu. Cách làm này hỗ trợ việc yêu cầu bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ dữ liệu của khách hàng và hạn chế việc truy cập sâu vào toàn bộ hệ sinh thái số của doanh nghiệp.

Các bước ứng xử thực tế ngay khi bị thu giữ điện thoại

1. Yêu cầu xuất trình quyết định, căn cứ và người có thẩm quyền thực hiện việc thu giữ.
2. Đề nghị ghi rõ tình trạng máy, số IMEI, phụ kiện, tài khoản đang đăng nhập và tình trạng niêm phong.
3. Yêu cầu phân biệt dữ liệu cá nhân, dữ liệu công ty và dữ liệu liên quan trực tiếp đến vụ việc.
4. Đề nghị lập biên bản chi tiết về phạm vi sao lưu, người chứng kiến và phương tiện sao lưu.
5. Giữ lại bản sao biên bản, giấy biên nhận và thông tin về cơ quan, cán bộ thực hiện.
6. Liên hệ luật sư và bộ phận pháp chế để xử lý yêu cầu bảo mật, khiếu nại hoặc kiến nghị kịp thời.

Trong trường hợp dữ liệu công ty có nguy cơ bị lộ, doanh nghiệp cần kích hoạt quy trình ứng phó nội bộ: đổi mật khẩu, thu hồi phiên đăng nhập, khóa thiết bị từ xa nếu hợp pháp và đánh giá tác động lộ lọt dữ liệu. Các bước này phải được triển khai thận trọng để không ảnh hưởng đến nghĩa vụ hợp tác với cơ quan có thẩm quyền.

Rủi ro pháp lý nếu tự ý xóa, mã hóa hoặc che giấu dữ liệu

Việc tự ý xóa dữ liệu, phá hủy thiết bị, vô hiệu hóa khả năng truy cập hoặc che giấu nguồn dữ liệu khi cơ quan có thẩm quyền đang tiến hành tố tụng có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý nghiêm trọng. Hành vi này không phải là biện pháp bảo vệ hợp pháp nếu được thực hiện nhằm cản trở hoạt động điều tra hoặc tiêu hủy chứng cứ.

Phương án hợp pháp là yêu cầu bảo vệ theo đúng thủ tục: ghi nhận biên bản, yêu cầu niêm phong, giới hạn sao lưu, bảo vệ phần dữ liệu riêng tư và khiếu nại nếu có vi phạm. Cách tiếp cận này vừa bảo vệ quyền riêng tư, vừa tránh rủi ro bị xem là cản trở hoạt động tố tụng hoặc xâm phạm nghĩa vụ bảo quản chứng cứ.

Kết luận

Khi điện thoại bị thu giữ, người dân và doanh nghiệp không chỉ đối mặt với nguy cơ mất thiết bị mà còn đối mặt với nguy cơ lộ dữ liệu cá nhân, bí mật kinh doanh và thông tin nội bộ. Pháp luật hiện hành cho phép thu giữ và khai thác dữ liệu điện tử, nhưng đồng thời đặt ra các giới hạn chặt chẽ về thẩm quyền, thủ tục, niêm phong, sao lưu và bảo vệ dữ liệu.

Cách bảo vệ hợp pháp và hiệu quả nhất là kiểm soát ngay từ thời điểm lập biên bản, yêu cầu phân loại dữ liệu, ghi nhận phạm vi truy cập, niêm phong đúng thủ tục và sử dụng các cơ chế khiếu nại, kiến nghị hoặc luật sư hỗ trợ khi có dấu hiệu vi phạm. Trong bối cảnh bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng được siết chặt, hiểu đúng và phản ứng đúng thủ tục là chìa khóa để bảo vệ lợi ích hợp pháp của cá nhân và doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, đặc biệt Điều 107 về thu giữ phương tiện điện tử và dữ liệu điện tử.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
• Bộ luật Dân sự 2015, quy định về quyền đối với danh dự, nhân phẩm, uy tín, đời sống riêng tư và bí mật cá nhân.
• Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi bổ sung các năm sau đó, về bí mật kinh doanh và quyền liên quan đến tài sản trí tuệ.
• Luật An ninh mạng 2018 và các văn bản hướng dẫn liên quan đến bảo vệ thông tin, dữ liệu trên môi trường số.