Xử lý khi bên mua từ chối nhận hàng do cho rằng không đúng mẫu

Khung pháp lý điều chỉnh tranh chấp hàng không đúng mẫu

Trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế do doanh nghiệp Việt Nam thực hiện, nền tảng pháp lý trực tiếp thường là hợp đồng, Luật Thương mại 2005 và các điều khoản về giải quyết tranh chấp đã được các bên lựa chọn. Theo khoản 1 Điều 39 Luật Thương mại 2005, khi hợp đồng không có quy định cụ thể, hàng hóa được coi là không phù hợp với hợp đồng nếu không phù hợp với mục đích sử dụng thông thường, không phù hợp với mục đích cụ thể mà bên mua đã thông báo hoặc bên bán phải biết, không bảo đảm chất lượng như mẫu hàng đã giao, hoặc không được bảo quản, đóng gói đúng cách. Trường hợp hàng không đúng mẫu vì chất lượng thực tế không đáp ứng chất lượng của mẫu đã thỏa thuận, bên mua có quyền từ chối nhận hàng theo khoản 2 Điều 39 Luật Thương mại 2005.

Bên cạnh đó, nghĩa vụ giao hàng đúng chất lượng, số lượng, chủng loại, bao bì và phương thức như hợp đồng được xác lập tại Điều 34, Điều 35 và Điều 36 Luật Thương mại 2005. Nếu bên bán vi phạm nghĩa vụ này, trách nhiệm dân sự và thương mại phát sinh theo cơ chế xử lý vi phạm hợp đồng của Luật Thương mại 2005 và Bộ luật Dân sự 2015. Trong quan hệ xuất khẩu, nếu hợp đồng dẫn chiếu Công ước Viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, doanh nghiệp còn phải đối chiếu thêm quy định về giao hàng không phù hợp và biện pháp khắc phục theo công ước đó.

Việc đầu tiên cần làm: xác định đúng bản chất của khiếu nại

Doanh nghiệp xuất khẩu không nên mặc định rằng mọi phản đối của bên mua đều làm phát sinh quyền từ chối nhận hàng hợp pháp. Cần kiểm tra ngay hợp đồng, phụ lục, mẫu chuẩn, biên bản chấp thuận mẫu, tiêu chuẩn kỹ thuật, điều kiện dung sai và điều khoản kiểm tra chất lượng. Nếu hợp đồng quy định “theo mẫu” thì phải xác định mẫu nào là mẫu chuẩn, mẫu niêm phong, mẫu đối chiếu hay mẫu trưng bày; sự mơ hồ về mẫu là nguồn gốc phổ biến của tranh chấp.

Tiếp theo, cần rà soát thời điểm kiểm tra, phương thức lấy mẫu, điều kiện giám định và ngưỡng sai lệch được chấp nhận. Nhiều tranh chấp không nằm ở việc hàng hóa “sai” hoàn toàn mà ở chênh lệch kỹ thuật nhỏ, thay đổi sắc độ, kích thước, độ ẩm, hoặc cách đóng gói không trùng khớp với kỳ vọng chủ quan của bên mua. Doanh nghiệp phải đối chiếu các chỉ tiêu này với chứng từ sản xuất, phiếu kiểm định, chứng thư giám định và hình ảnh đóng hàng.

Biện pháp xử lý tức thời để bảo toàn quyền lợi

Khi nhận thông báo từ chối nhận hàng, doanh nghiệp cần phản hồi bằng văn bản ngay, yêu cầu bên mua nêu rõ căn cứ từ chối, mô tả lỗi, tài liệu chứng minh và hiện trạng hàng hóa. Việc phản hồi phải thống nhất quan điểm pháp lý, tránh thừa nhận vi phạm khi chưa có kết luận kỹ thuật khách quan. Cùng lúc, doanh nghiệp cần bảo lưu quyền yêu cầu thanh toán, quyền giám định độc lập và quyền yêu cầu bồi thường nếu bên mua từ chối trái hợp đồng.

Nếu hàng đang nằm tại cảng, kho ngoại quan hoặc điểm giao nhận, cần nhanh chóng phối hợp với hãng tàu, kho bãi và đơn vị logistics để hạn chế phát sinh phí lưu container, lưu bãi, demurrage và detention. Trong nhiều trường hợp, việc chậm xử lý làm chi phí vượt xa giá trị tranh chấp ban đầu. Doanh nghiệp cũng phải lưu giữ toàn bộ email, biên bản giao nhận, chứng thư giám định, packing list, invoice, hợp đồng và chứng cứ về quá trình kiểm tra mẫu.

Doanh nghiệp có thể áp dụng những hướng xử lý nào

Thứ nhất, yêu cầu giám định độc lập. Nếu tranh cãi xoay quanh chất lượng hoặc sự tương đồng với mẫu, giám định của tổ chức có thẩm quyền là cơ sở quan trọng nhất để tách biệt đánh giá kỹ thuật khỏi tranh luận thương mại. Kết quả giám định cần làm rõ sai lệch cụ thể, mức độ sai lệch, khả năng khắc phục và ảnh hưởng đến công dụng của hàng hóa.

Thứ hai, đề nghị khắc phục vi phạm. Trong trường hợp sai lệch có thể sửa chữa, thay thế, phân loại lại, đóng gói lại hoặc bổ sung chứng từ kỹ thuật, doanh nghiệp nên chủ động đưa ra phương án khắc phục bằng văn bản. Theo nguyên tắc thiện chí và thực hiện đúng hợp đồng, bên bán có quyền và nghĩa vụ giảm thiểu thiệt hại, đồng thời bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình bằng biện pháp sửa chữa kịp thời. Đây là hướng xử lý quan trọng khi tranh chấp chưa đến mức làm hàng hóa mất hoàn toàn giá trị sử dụng.

Thứ ba, thương lượng điều chỉnh thương mại. Nếu lỗi nhỏ nhưng việc trả hàng sẽ gây thiệt hại lớn, hai bên có thể thống nhất giảm giá, giao bù, đổi hàng hoặc chấp nhận một phần hàng theo tỷ lệ. Cách xử lý này đặc biệt phù hợp với hợp đồng xuất khẩu có chi phí logistics cao và thời hạn giao hàng gấp. Tuy nhiên, mọi thỏa thuận điều chỉnh phải được lập thành văn bản để tránh tranh chấp tiếp theo.

Thứ tư, yêu cầu thanh toán phần hàng phù hợp. Nếu chỉ một phần hàng không đúng mẫu và phần còn lại vẫn đáp ứng hợp đồng, doanh nghiệp cần tách bạch nghĩa vụ theo lô, theo kiện hoặc theo hạng mục. Bên mua không được tự động phủ nhận toàn bộ nghĩa vụ thanh toán nếu hợp đồng và tình trạng thực tế cho phép tách phần không phù hợp. Cách tiếp cận này giúp giảm thiểu rủi ro bị chiếm giữ toàn bộ lô hàng chỉ vì một phần có tranh chấp.

Khi nào bên mua được quyền từ chối nhận hàng

Bên mua chỉ có cơ sở pháp lý vững chắc để từ chối nhận hàng khi hàng hóa rơi vào trường hợp không phù hợp theo khoản 1 Điều 39 Luật Thương mại 2005 và việc không phù hợp này làm ảnh hưởng thực chất đến mục đích hợp đồng. Nếu hàng chỉ khác biệt không đáng kể, không làm mất giá trị sử dụng và có thể khắc phục, việc từ chối toàn bộ hàng thường không tương xứng với mức độ vi phạm. Doanh nghiệp xuất khẩu cần nhấn mạnh nguyên tắc đánh giá theo hợp đồng, theo mẫu đã chấp thuận và theo mục đích sử dụng đã được thông báo.

Nếu hợp đồng có điều khoản kiểm tra trước khi giao hoặc kiểm tra tại nơi đến, quyền từ chối nhận hàng còn phụ thuộc vào việc bên mua đã tuân thủ đúng quy trình kiểm tra, thông báo khiếm khuyết và thời hạn khiếu nại hay chưa. Nếu bên mua tự ý từ chối mà không có biên bản kiểm tra, không có giám định, hoặc từ chối vượt quá phạm vi lỗi thực tế, doanh nghiệp có cơ sở tranh luận rằng việc từ chối là không hợp lệ. Khi đó, nghĩa vụ thanh toán và trách nhiệm nhận hàng vẫn có thể được yêu cầu tiếp tục thực hiện.

Các bước phòng ngừa cho hợp đồng xuất khẩu tương lai

Để hạn chế tranh chấp “không đúng mẫu”, hợp đồng cần mô tả mẫu bằng mã hàng, thông số, màu sắc, kích thước, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương pháp đo lường và mức dung sai. Nên quy định rõ mẫu chuẩn nào có giá trị pháp lý, ai lưu giữ mẫu, mẫu nào dùng để đối chiếu khi tranh chấp và cơ chế giám định độc lập do bên nào chỉ định. Điều khoản kiểm tra, khiếu nại, thời hạn phản hồi và hệ quả pháp lý của việc quá hạn phải được soạn rõ ràng.

Doanh nghiệp cũng nên chuẩn hóa bộ chứng cứ giao hàng gồm ảnh/video đóng gói, mẫu niêm phong, chứng thư kiểm định trước giao hàng, số container, số seal và biên bản bàn giao cho hãng vận chuyển. Trong giao dịch có giá trị lớn, điều khoản về giới hạn trách nhiệm, giảm giá, đổi trả, phạt vi phạm và bồi thường cần được thiết kế đồng bộ với điều khoản bảo hiểm và điều khoản giải quyết tranh chấp. Cách soạn hợp đồng chặt chẽ giúp giảm rủi ro bị bên mua dùng lý do “không đúng mẫu” để trì hoãn hoặc từ chối thanh toán.

Kết luận

Khi bên mua từ chối nhận hàng với lý do hàng không đúng mẫu, doanh nghiệp xuất khẩu phải xử lý trên hai trục song song: xác định có hay không vi phạm hợp đồng về chất lượng/mẫu hàng và bảo toàn chứng cứ để giữ quyền thương lượng, yêu cầu thanh toán hoặc khởi kiện/trọng tài. Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 39 Luật Thương mại 2005, căn cứ từ chối chỉ hợp pháp khi hàng hóa thật sự không phù hợp với hợp đồng theo tiêu chí pháp luật. Doanh nghiệp cần phản hồi ngay, giám định độc lập, khắc phục nếu có thể và lựa chọn phương án thương mại phù hợp với mức độ sai lệch thực tế.

Tài liệu tham khảo

• Luật Thương mại 2005.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Công ước Viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG).
• Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại.
• Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương.