Xử lý hàng xuất khẩu khi bên mua không nhận tại cảng đến

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc bên mua không nhận hàng tại cảng đến

Trong hợp đồng mua bán hàng hóa, bên mua có nghĩa vụ nhận hàng theo thỏa thuận và thực hiện những công việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng theo điều 56 Luật Thương mại 2005. Khi bên mua không nhận hàng, đây là dấu hiệu của việc không thực hiện đúng nghĩa vụ hợp đồng, làm phát sinh trách nhiệm dân sự - thương mại tương ứng. Nếu hợp đồng có điều khoản Incoterms, điều khoản ấy chỉ điều chỉnh phân chia chi phí và rủi ro theo thỏa thuận; còn nghĩa vụ nhận hàng, thanh toán và bồi thường vẫn phải xét theo hợp đồng và pháp luật áp dụng.

Đối với vận tải biển, khi người nhận hàng không đến nhận, từ chối nhận hoặc trì hoãn việc nhận hàng thì người vận chuyển có quyền dỡ hàng, gửi vào nơi an toàn, thích hợp và thông báo cho người giao hàng biết theo khoản 1 Điều 165 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015. Nếu trong thời hạn luật định mà người nhận hàng vẫn không đến nhận, không thanh toán các khoản nợ hoặc không đưa ra bảo đảm cần thiết, người vận chuyển có quyền bán đấu giá hàng hóa để trừ nợ theo khoản 2 Điều 165 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015. Quy định này đặc biệt quan trọng vì trong thực tế hàng xuất khẩu thường bị giữ tại cảng, kho bãi hoặc depot và phát sinh phí rất nhanh.

Về trách nhiệm do vi phạm hợp đồng, bên bán có quyền yêu cầu bên mua bồi thường thiệt hại nếu chứng minh được hành vi không nhận hàng gây ra tổn thất thực tế, trực tiếp và có quan hệ nhân quả theo Điều 302 Luật Thương mại 2005. Đồng thời, chi phí hợp lý để ngăn chặn, hạn chế thiệt hại cũng thuộc nhóm tổn thất có thể yêu cầu bên vi phạm hoàn trả theo khoản 2 Điều 302 Luật Thương mại 2005. Đây là căn cứ để doanh nghiệp xuất khẩu yêu cầu người mua thanh toán phí lưu container, phí lưu bãi, phí dỡ hàng, phí thông báo, phí xử lý chứng từ và các khoản chi phí hợp lý khác phát sinh do việc không nhận hàng.

Doanh nghiệp xuất khẩu cần làm gì ngay khi phát sinh tình huống

Ngay khi nhận được thông tin người mua không nhận hàng tại cảng đến, doanh nghiệp xuất khẩu phải xác định tình trạng hàng hóa, vị trí lưu giữ, thời hạn miễn phí lưu bãi, nghĩa vụ thanh toán của các bên và điều khoản xử lý hàng tồn đọng trong hợp đồng. Bước đầu tiên là thông báo bằng văn bản cho bên mua, đại lý giao nhận, người vận chuyển và đơn vị khai thác cảng về việc hàng chưa được nhận, đồng thời yêu cầu bên mua thực hiện nghĩa vụ tiếp nhận và thanh toán các khoản phát sinh. Việc thông báo cần lưu lại chứng cứ rõ ràng để làm căn cứ chứng minh nghĩa vụ hợp tác của doanh nghiệp xuất khẩu và nghĩa vụ vi phạm của bên mua.

Tiếp theo, doanh nghiệp phải phối hợp với người vận chuyển để áp dụng biện pháp bảo quản hàng hóa tại nơi an toàn, thích hợp theo khoản 1 Điều 165 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015. Nếu hàng hóa có nguy cơ hư hỏng, giảm phẩm chất hoặc chi phí lưu giữ vượt quá giá trị thực tế thì cần cân nhắc đề nghị bán hàng theo trình tự pháp luật cho phép, tránh để hàng bị mất giá hoặc phát sinh chi phí không kiểm soát. Với hàng đặc thù như nông sản, thủy sản, hàng đông lạnh, hóa chất hoặc hàng dễ cháy nổ, việc xử lý chậm sẽ làm tăng rủi ro pháp lý và tài chính rất lớn.

Doanh nghiệp cũng cần rà soát vận đơn, hợp đồng mua bán, điều kiện giao hàng, hợp đồng bảo hiểm và bộ chứng từ thanh toán. Nếu giao dịch theo phương thức tín dụng chứng từ, việc không nhận hàng thường kéo theo nguy cơ người mua từ chối thanh toán hoặc trì hoãn thanh toán, nên cần kích hoạt ngay các biện pháp kiểm soát chứng từ và trao đổi với ngân hàng liên quan. Trường hợp hàng đã cập cảng nhưng người mua không mở tờ khai nhập khẩu hoặc không làm thủ tục nhận hàng, doanh nghiệp phải ghi nhận toàn bộ thông báo từ cảng, hãng tàu và forwarder để bảo đảm hồ sơ tranh chấp.

Quyền xử lý hàng hóa của người vận chuyển và giới hạn trách nhiệm của doanh nghiệp xuất khẩu

Theo khoản 1 Điều 165 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015, khi người nhận hàng không đến nhận, từ chối nhận hoặc trì hoãn nhận hàng thì người vận chuyển có quyền dỡ hàng và gửi hàng vào nơi an toàn, thích hợp. Quyền này có ý nghĩa thực tiễn rất lớn vì doanh nghiệp xuất khẩu không phải lúc nào cũng trực tiếp kiểm soát hàng tại cảng đến. Trong trường hợp đó, trách nhiệm tổ chức lưu giữ hàng ban đầu chuyển sang người vận chuyển, nhưng doanh nghiệp xuất khẩu vẫn phải phối hợp để tránh phát sinh tổn thất tiếp theo.

Việc bán đấu giá hàng theo khoản 2 Điều 165 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 chỉ được thực hiện khi đáp ứng điều kiện luật định, nhất là khi quá thời hạn mà người nhận hàng vẫn không đến nhận, không thanh toán hoặc không bảo đảm các khoản nợ cần thiết. Đối với hàng mau hỏng hoặc việc lưu giữ quá tốn kém so với giá trị hàng hóa, pháp luật cho phép xử lý sớm hơn để tránh thiệt hại lớn hơn. Doanh nghiệp xuất khẩu vì vậy cần theo dõi sát thời gian lưu bãi và phối hợp bằng văn bản với hãng tàu, đại lý tàu biển và cảng vụ.

Trong quan hệ giữa bên bán và bên mua, doanh nghiệp xuất khẩu vẫn có quyền yêu cầu thanh toán đầy đủ tiền hàng nếu hợp đồng đã giao hàng đúng thỏa thuận nhưng bên mua cố tình không nhận. Trường hợp bên mua viện dẫn lý do không chính đáng để từ chối nhận, doanh nghiệp có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại theo Điều 302 Luật Thương mại 2005. Nếu hợp đồng có điều khoản phạt vi phạm, quyền yêu cầu phạt còn được xem xét theo điều khoản đó và giới hạn của pháp luật thương mại hiện hành.

Các khoản chi phí và thiệt hại có thể yêu cầu bên mua thanh toán

Nhóm chi phí thường phát sinh gồm phí lưu container, phí lưu bãi, phí DEM/DET, phí dỡ hàng, phí nâng hạ, phí làm việc với cảng, phí thông báo, phí xử lý chứng từ, phí thuê kho bảo quản và phí bán đấu giá nếu có. Những khoản này chỉ được yêu cầu bên mua hoàn trả khi có căn cứ là chi phí thực tế, hợp lý và phát sinh trực tiếp do việc không nhận hàng. Doanh nghiệp cần tập hợp hóa đơn, biên lai, thông báo của cảng và xác nhận của hãng tàu để chứng minh khoản chi.

Ngoài chi phí trực tiếp, doanh nghiệp có thể yêu cầu bồi thường phần thiệt hại do hàng giảm chất lượng, mất cơ hội tiêu thụ, chênh lệch giá khi phải bán thanh lý hoặc thiệt hại do chậm quay vòng vốn theo Điều 302 Luật Thương mại 2005. Nếu hợp đồng có thỏa thuận về trách nhiệm đối với hàng lưu kho quá hạn, doanh nghiệp có thể căn cứ thêm vào điều khoản đó để xác định nghĩa vụ thanh toán. Việc lượng hóa thiệt hại nên thực hiện sớm, có bảng kê riêng cho từng khoản và gắn với mốc thời gian cụ thể.

Trình tự xử lý khuyến nghị cho doanh nghiệp xuất khẩu

1. Rà soát hợp đồng, vận đơn, điều kiện giao hàng và điều khoản xử lý hàng không được nhận.
2. Thông báo ngay cho bên mua, hãng tàu, đại lý giao nhận và đơn vị cảng bằng văn bản.
3. Yêu cầu bên mua xác nhận nhận hàng hoặc chỉ định phương án xử lý, đồng thời yêu cầu thanh toán các khoản phát sinh.
4. Phối hợp với người vận chuyển để bảo quản hàng tại nơi an toàn theo quy định hàng hải.
5. Ghi nhận đầy đủ chi phí, tổn thất và chứng từ liên quan để phục vụ yêu cầu thanh toán hoặc khởi kiện.
6. Nếu hàng có nguy cơ hư hỏng hoặc chi phí vượt quá giá trị, đề nghị xử lý bán hàng theo trình tự pháp luật và hạn chế thiệt hại.

Trong thực tiễn, doanh nghiệp không nên chờ đến khi chi phí lưu bãi vượt giá trị hàng hóa mới hành động. Cần chủ động thiết lập hồ sơ vi phạm, bảo toàn chứng cứ và lựa chọn biện pháp xử lý sớm để giữ quyền đòi tiền hàng, tiền chi phí và tiền bồi thường. Cách tiếp cận này bảo đảm cân bằng giữa nghĩa vụ giảm thiểu thiệt hại và quyền lợi thương mại của bên xuất khẩu.

Lưu ý về phòng ngừa rủi ro trong hợp đồng xuất khẩu

Hợp đồng xuất khẩu cần quy định rõ địa điểm giao hàng, thời điểm chuyển rủi ro, thời hạn nhận hàng, trách nhiệm thông quan nhập khẩu và nghĩa vụ chịu phí lưu bãi khi bên mua chậm nhận. Nên bổ sung điều khoản cho phép bên bán được chỉ định phương án bán hàng, tái xuất, chuyển kho hoặc tiêu hủy đối với hàng bị bỏ mặc, miễn là phù hợp luật áp dụng và được thông báo hợp lệ. Với hàng có giá trị lớn hoặc thời gian lưu giữ ngắn, nên kèm điều khoản bảo đảm thanh toán và cơ chế phản ứng khẩn cấp khi hàng đến cảng nhưng bên mua không phối hợp.

Doanh nghiệp cũng nên thiết kế bộ hồ sơ nội bộ gồm mẫu thông báo vi phạm, mẫu yêu cầu thanh toán phí phát sinh, danh mục chứng từ cần thu thập và đầu mối làm việc với hãng tàu, cảng và luật sư. Khi tranh chấp đã phát sinh, tốc độ phản ứng và mức độ chặt chẽ của chứng cứ thường quyết định khả năng thu hồi chi phí và bảo toàn giá trị hàng hóa. Trong giao dịch quốc tế, phòng ngừa luôn hiệu quả hơn xử lý hậu quả sau khi hàng đã bị treo tại cảng đến.

Tài liệu tham khảo

• Luật Thương mại 2005.
• Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015.
• Bộ luật Dân sự 2015.
• Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và điều kiện giao hàng đã thỏa thuận giữa các bên.
• Chứng từ vận tải biển, vận đơn, thông báo lưu bãi và hồ sơ tính phí của cảng, hãng tàu.