Quyền yêu cầu thay thế Ban quản trị chung cư khi thiếu minh bạch

Ban quản trị chung cư và yêu cầu minh bạch trong quản trị

Ban quản trị nhà chung cư là tổ chức đại diện cho các chủ sở hữu trong việc quản lý, sử dụng phần sở hữu chung của nhà chung cư. Theo khoản 1 Điều 18 Luật Nhà ở 2023, Ban quản trị có trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quyết định của hội nghị nhà chung cư và quy định pháp luật có liên quan. Tính minh bạch là nguyên tắc cốt lõi vì Ban quản trị quản lý tài sản chung, quỹ bảo trì, kinh phí hoạt động và các hợp đồng liên quan đến vận hành tòa nhà. Khi thiếu công khai, quyền giám sát của cư dân bị xâm hại trực tiếp.

Trách nhiệm công khai còn được cụ thể hóa tại Thông tư 05/2024/TT-BXD, theo đó Ban quản trị phải báo cáo việc thu, chi kinh phí hoạt động tại cuộc họp hội nghị nhà chung cư thường niên; kinh phí này phải được quản lý qua tài khoản riêng và sử dụng đúng mục đích. Đồng thời, các nội dung liên quan đến bảo trì, quản lý vận hành và nội quy nhà chung cư cũng phải được tổ chức công khai theo đúng quy chế. Vì vậy, việc không công khai sổ sách, không báo cáo quyết toán hoặc tự ý sử dụng quỹ là dấu hiệu vi phạm nghĩa vụ quản trị.

Cư dân có quyền yêu cầu thay thế Ban quản trị không?

Cư dân có quyền yêu cầu xem xét thay thế Ban quản trị khi Ban quản trị hoạt động không minh bạch, vượt quá thẩm quyền hoặc không thực hiện đúng quy chế hoạt động. Căn cứ pháp lý nằm ở cơ chế quyết định của hội nghị nhà chung cư được quy định tại Điều 16, Điều 17 và Điều 18 Thông tư 05/2024/TT-BXD. Theo đó, việc bầu thay thế Ban quản trị, bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban phải được quyết định tại hội nghị nhà chung cư bất thường hoặc tại hội nghị thường niên theo đúng trình tự. Quyền yêu cầu thay thế vì thế là quyền phát sinh từ tư cách chủ sở hữu, không phụ thuộc ý chí riêng của từng cá nhân trong Ban quản trị.

Trường hợp Ban quản trị có dấu hiệu không minh bạch, cư dân có quyền đề nghị Ban quản trị, đơn vị quản lý vận hành hoặc ban đại diện cư dân đưa nội dung này ra hội nghị nhà chung cư. Nếu Ban quản trị không tự triệu tập, các chủ sở hữu có thể yêu cầu tổ chức hội nghị bất thường để xem xét miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc bầu thay thế theo quy chế. Cơ chế này bảo đảm việc thay thế được thực hiện bằng quyết định tập thể hợp pháp, chứ không phải bằng áp lực tự phát.

Các căn cứ pháp lý thường dùng để yêu cầu thay thế

Không công khai tài chính và hồ sơ

Ban quản trị phải công khai kinh phí hoạt động, báo cáo thu chi và bảo đảm việc quản lý tài khoản riêng đúng quy định tại Thông tư 05/2024/TT-BXD. Nếu Ban quản trị không báo cáo quyết toán, không cung cấp chứng từ hoặc không giải trình nguồn chi, cư dân có cơ sở yêu cầu kiểm tra và xem xét thay thế thành viên Ban quản trị. Hành vi che giấu số liệu tài chính làm mất nền tảng đại diện của Ban quản trị đối với cộng đồng cư dân.

Tự ý quyết định vượt thẩm quyền

Ban quản trị chỉ được quyết định trong phạm vi thẩm quyền do hội nghị nhà chung cư giao. Theo khoản 1 Điều 18 Luật Nhà ở 2023 và các quy định hướng dẫn tại Nghị định 95/2024/NĐ-CP, mọi vấn đề vượt quá phạm vi quản lý chung, đặc biệt là các quyết định liên quan đến tài sản chung, hợp đồng lớn hoặc sử dụng quỹ, phải được thực hiện đúng trình tự quyết định tập thể. Nếu Ban quản trị tự ý ký kết, tự ý phân bổ kinh phí hoặc tự ý điều chỉnh cơ chế vận hành không có căn cứ, đó là lý do chính đáng để cư dân yêu cầu miễn nhiệm, thay thế.

Mất tín nhiệm trong cộng đồng cư dân

Ngay cả khi chưa có tranh chấp tài chính cụ thể, việc Ban quản trị không tổ chức họp, không lắng nghe ý kiến cư dân hoặc không thực hiện công khai theo quy chế cũng làm phát sinh tình trạng mất tín nhiệm. Pháp luật nhà ở không cho phép Ban quản trị tồn tại bằng sự im lặng trước nghĩa vụ báo cáo và công khai. Khi đa số chủ sở hữu đánh giá Ban quản trị không còn đáp ứng yêu cầu đại diện, hội nghị nhà chung cư có thể biểu quyết thay thế theo thủ tục luật định.

Trình tự hợp pháp để cư dân yêu cầu thay thế

Trước hết, cư dân cần thu thập chứng cứ về hành vi thiếu minh bạch như thông báo không đầy đủ, bảng kê thu chi không rõ ràng, hợp đồng không công khai hoặc biên bản họp thiếu nội dung bắt buộc. Sau đó, các chủ sở hữu đề nghị đưa nội dung miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc bầu thay thế vào chương trình hội nghị nhà chung cư. Đây là bước quan trọng để bảo đảm yêu cầu được xem xét trong khuôn khổ thủ tục tập thể, tránh tranh chấp về hình thức.

Tiếp theo, hội nghị nhà chung cư bất thường phải được triệu tập theo quy định của Luật Nhà ở 2023 và Nghị định 95/2024/NĐ-CP khi có căn cứ cần bầu thay thế Ban quản trị hoặc thành viên Ban quản trị. Nội dung biểu quyết phải ghi rõ lý do, phạm vi nhân sự bị thay thế và phương án bầu người mới. Kết quả biểu quyết phải được lập thành biên bản, làm căn cứ công nhận Ban quản trị mới hoặc thành viên mới theo đúng quy định.

Trường hợp không đạt được đồng thuận tại hội nghị, cư dân vẫn có thể tiếp tục kiến nghị, yêu cầu kiểm tra và đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm quản lý nhà chung cư. Tuy nhiên, việc thay thế chỉ có hiệu lực pháp lý đầy đủ khi được thực hiện đúng trình tự hội nghị nhà chung cư và được cơ quan có thẩm quyền công nhận theo hồ sơ hợp lệ. Vì vậy, yếu tố quyết định không chỉ là số lượng người phản đối mà là tính hợp pháp của quy trình.

Vai trò của cơ quan quản lý nhà ở và chính quyền địa phương

Khi xuất hiện dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng, cư dân có thể gửi kiến nghị đến cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư để được xem xét, hướng dẫn hoặc kiểm tra theo thẩm quyền. Cơ quan quản lý nhà ở có vai trò bảo đảm trật tự quản lý chung cư, kiểm tra hồ sơ, làm rõ nội dung tranh chấp và yêu cầu tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, cơ quan hành chính không thay thế quyết định của hội nghị nhà chung cư về mặt nhân sự nếu pháp luật đã quy định thẩm quyền này thuộc về hội nghị.

Do đó, cơ quan nhà nước hỗ trợ giám sát và xử lý vi phạm, còn việc thay thế Ban quản trị vẫn phải đặt trên nền tảng quyết định của các chủ sở hữu. Cách tiếp cận này vừa bảo đảm tự quản của cộng đồng cư dân, vừa hạn chế lạm quyền trong quản trị tòa nhà. Đây là nguyên tắc quan trọng trong mô hình quản lý nhà chung cư hiện hành.

Giá trị thực tiễn của yêu cầu thay thế

Yêu cầu thay thế Ban quản trị không nhằm tạo xung đột nội bộ mà nhằm khôi phục chuẩn mực quản trị minh bạch, trách nhiệm và đại diện. Khi Ban quản trị tuân thủ công khai tài chính, thông tin đầy đủ và quyết định đúng thẩm quyền, quyền lợi cư dân được bảo vệ ổn định hơn. Ngược lại, nếu thiếu minh bạch kéo dài, việc thay thế là công cụ pháp lý cần thiết để tái lập niềm tin và bảo vệ tài sản chung.

Trong thực tiễn, hiệu quả của cơ chế này phụ thuộc vào việc cư dân lưu giữ chứng cứ, tuân thủ thủ tục hội nghị và xác định đúng căn cứ pháp lý. Một yêu cầu được chuẩn bị tốt sẽ giảm rủi ro vô hiệu, hạn chế tranh chấp và tạo cơ sở cho Ban quản trị mới hoạt động hợp pháp, ổn định hơn. Đó là cách tiếp cận phù hợp với tinh thần quản trị nhà chung cư bằng pháp luật và nguyên tắc tập thể.

Tài liệu tham khảo

• Luật Nhà ở 2023, số 27/2023/QH15.
• Nghị định 95/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Nhà ở.
• Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định chi tiết một số điều của Luật Nhà ở.
• Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD ngày 09/7/2021 của Bộ Xây dựng về Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.
• Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo quy định hiện hành của Bộ Xây dựng.