Ban quản trị chung cư được thu những khoản phí nào?

Khung pháp lý về quyền thu phí của ban quản trị chung cư

Ban quản trị nhà chung cư là tổ chức đại diện cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư trong việc quản lý, sử dụng phần sở hữu chung và thực hiện các nhiệm vụ do hội nghị nhà chung cư giao. Quyền thu phí của ban quản trị không phát sinh một cách tự thân mà phải dựa trên quy định của Luật Nhà ở 2023, Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, và nghị quyết của hội nghị nhà chung cư. Về nguyên tắc, ban quản trị chỉ được thu các khoản phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản trị, quản lý vận hành hoặc các khoản mà cư dân đã thống nhất giao thu.

Theo khoản 1 Điều 57 Luật Nhà ở 2023, chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư có trách nhiệm đóng các khoản kinh phí, phí và lệ phí phục vụ quá trình sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật. Theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, việc thu, chi phải bảo đảm công khai, minh bạch, đúng mục đích và đúng nội dung đã được thông qua. Đây là nền tảng pháp lý để xác định phạm vi hợp pháp của các khoản thu do ban quản trị tổ chức thực hiện.

Những khoản phí ban quản trị được phép thu

1. Kinh phí hoạt động của ban quản trị

Đây là khoản thu cốt lõi và phổ biến nhất mà ban quản trị được phép tổ chức thu từ các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư theo quy chế thu, chi tài chính đã được hội nghị nhà chung cư thông qua. Khoản này dùng để chi cho hoạt động thường xuyên của ban quản trị như họp hành, văn phòng phẩm, liên lạc, in ấn hồ sơ, chi phí hành chính, chi phí phục vụ công tác đại diện cư dân và các khoản chi hợp lý khác gắn với nhiệm vụ của ban quản trị. Việc thu phải có dự toán, mức thu cụ thể, đối tượng thu, thời điểm thu và cơ chế quyết toán rõ ràng.

Về bản chất pháp lý, kinh phí hoạt động của ban quản trị không phải là phí dịch vụ kinh doanh mà là nguồn tài chính phục vụ hoạt động của một tổ chức đại diện cư dân. Vì vậy, ban quản trị không được tự ý đặt ra mức thu ngoài nội dung đã được hội nghị nhà chung cư quyết định. Nếu không có nghị quyết hợp lệ của hội nghị nhà chung cư hoặc quy chế thu, chi tài chính cụ thể, việc thu khoản này sẽ thiếu căn cứ pháp lý.

2. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư trong trường hợp ban quản trị được giao thực hiện

Trong trường hợp nhà chung cư không bắt buộc phải có đơn vị quản lý vận hành hoặc hội nghị nhà chung cư giao ban quản trị trực tiếp thực hiện quản lý vận hành, ban quản trị được thực hiện việc thu, chi kinh phí quản lý vận hành theo quyết định của hội nghị nhà chung cư theo khoản 1 Điều 105 Luật Nhà ở 2023. Đây là trường hợp đặc biệt, khi ban quản trị không chỉ đại diện cư dân mà còn trực tiếp tổ chức hoạt động vận hành nhà chung cư. Khi đó, khoản thu chính là giá dịch vụ quản lý vận hành được các chủ sở hữu, người sử dụng đóng theo kỳ.

Kinh phí quản lý vận hành thường được tính theo mét vuông diện tích sử dụng hoặc theo phương thức mà quy chế và hợp đồng dịch vụ đã xác lập. Ban quản trị chỉ được thu khi được giao nhiệm vụ và phải dùng khoản thu này để thanh toán cho các công việc vận hành như bảo vệ, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, vận hành hệ thống kỹ thuật, thu gom rác và các dịch vụ tương ứng khác. Ban quản trị không được nhập lẫn khoản này với kinh phí hoạt động nội bộ, cũng không được tự chuyển mục đích sang chi ngoài phạm vi quản lý vận hành.

3. Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung khi được giao thu, quản lý theo quy định

Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung là khoản tài chính bắt buộc trong quá trình sở hữu, sử dụng nhà chung cư, nhưng về nguyên tắc khoản này thuộc cơ chế riêng của pháp luật nhà ở và phải được quản lý theo đúng trình tự. Trong một số trường hợp tổ chức quản lý, vận hành, ban quản trị có thể được giao thực hiện việc nhận, quản lý, bàn giao, sử dụng kinh phí bảo trì theo quyết định của hội nghị nhà chung cư và theo quy định của pháp luật. Khi đó, ban quản trị không được coi đây là khoản thu tự do, mà chỉ là chủ thể quản lý, bảo quản và sử dụng đúng mục đích phần kinh phí đã được giao.

Nội dung chi từ kinh phí bảo trì chỉ được giới hạn trong việc bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, như sửa chữa kết cấu, hệ thống kỹ thuật chung, thiết bị dùng chung và các hạng mục thuộc sở hữu chung theo quy định. Việc sử dụng khoản tiền này phải được quyết định đúng thẩm quyền, có hồ sơ, dự toán và chứng từ đầy đủ. Nếu sử dụng sai mục đích, đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ quản trị tài sản chung.

4. Các khoản phí, lệ phí khác phục vụ quá trình sử dụng nhà chung cư

Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư hiện hành ghi nhận người sử dụng nhà chung cư phải đóng các khoản phí, lệ phí khác phục vụ quá trình sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật và theo sự thống nhất trong nội bộ chung cư. Tuy nhiên, ban quản trị chỉ được tổ chức thu những khoản này khi pháp luật chuyên ngành cho phép và khi hội nghị nhà chung cư, quy chế quản lý, sử dụng, hoặc hợp đồng dịch vụ đã quy định rõ. Nói cách khác, không phải mọi khoản phát sinh trong chung cư đều thuộc quyền thu của ban quản trị.

Thực tiễn thường gặp là các khoản thu hộ, chi hộ như phí gửi xe, tiền điện, tiền nước, phí dịch vụ chung theo hợp đồng với nhà cung cấp, hoặc các khoản đóng góp cho hoạt động chung đã được hội nghị nhà chung cư thông qua. Trong trường hợp ban quản trị chỉ thu hộ, chi hộ thì phải xác định rõ đây là khoản tiền của cư dân dùng để thanh toán cho bên cung cấp dịch vụ, không phải doanh thu của ban quản trị. Việc ghi nhận, hạch toán và công khai phải tách biệt từng khoản để tránh nhầm lẫn giữa tiền quản lý nội bộ và tiền thanh toán dịch vụ.

Những khoản ban quản trị không được tự ý thu

Ban quản trị không có quyền tự đặt ra các khoản thu mới ngoài khung pháp luật và nghị quyết hội nghị nhà chung cư. Các khoản thu mang tính bắt buộc nhưng không có căn cứ pháp lý, không được cư dân thông qua, hoặc không thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao đều không hợp pháp. Ban quản trị cũng không được thu các khoản có bản chất là lợi nhuận kinh doanh, phí phạt tự đặt, phí đóng góp cưỡng ép, hay khoản nào làm phát sinh nghĩa vụ tài chính vượt quá quy định.

Ban quản trị càng không được gộp chung các khoản tiền của cư dân rồi tùy ý chi dùng mà thiếu quy chế, thiếu dự toán, thiếu chứng từ. Mọi khoản thu phải được xác định rõ tên khoản thu, căn cứ thu, mục đích chi, thời hạn thu, phương thức thu và trách nhiệm quyết toán. Nếu không bảo đảm các điều kiện đó, khoản thu dễ bị xem là thu trái thẩm quyền hoặc thu không đúng mục đích.

Nguyên tắc thu, quản lý và công khai tài chính

Quy chế thu, chi tài chính của ban quản trị phải do hội nghị nhà chung cư thông qua và phải bảo đảm công khai, minh bạch, có sổ sách, chứng từ, dự toán và quyết toán. Ban quản trị có trách nhiệm công khai mức thu, khoản thu, khoản chi, số dư và tình trạng sử dụng tiền định kỳ cho cư dân. Việc công khai không chỉ là yêu cầu quản trị nội bộ mà còn là cơ chế kiểm soát pháp lý đối với tài chính của ban quản trị.

Trong thực hiện, ban quản trị cần tách riêng ba nhóm nguồn tiền: kinh phí hoạt động của ban quản trị; kinh phí quản lý vận hành nếu được giao thu; và các khoản thu hộ, chi hộ khác. Mỗi nhóm có mục đích khác nhau, căn cứ thu khác nhau và cơ chế sử dụng khác nhau. Sự phân tách này là điều kiện quan trọng để hạn chế tranh chấp, ngăn ngừa lạm thu và bảo đảm trách nhiệm giải trình.

Kết luận

Ban quản trị chung cư chỉ được thu các khoản phí khi pháp luật cho phép và khi hội nghị nhà chung cư đã quyết định rõ nội dung thu. Về cơ bản, các khoản hợp pháp gồm kinh phí hoạt động của ban quản trị, kinh phí quản lý vận hành trong trường hợp được giao thực hiện, kinh phí bảo trì phần sở hữu chung theo cơ chế pháp luật quy định, và các khoản phí, lệ phí hoặc thu hộ, chi hộ khác có căn cứ cụ thể. Mọi khoản thu ngoài phạm vi này đều có nguy cơ bị coi là trái thẩm quyền, thiếu minh bạch hoặc vi phạm quy chế quản lý nhà chung cư.

Tài liệu tham khảo

• Luật Nhà ở 2023.
• Thông tư 05/2024/TT-BXD ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư.
• Thông tư 02/2016/TT-BXD (đối chiếu các quy định lịch sử còn giá trị tham khảo về quản lý nhà chung cư).
• Nghị định 95/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Nhà ở.
• Văn bản, nghị quyết của hội nghị nhà chung cư và quy chế thu, chi tài chính của ban quản trị.