Bán hàng livestream và nghĩa vụ lập hóa đơn, lưu chứng từ

Khung pháp lý áp dụng cho bán hàng livestream

Bán hàng qua livestream trên Facebook, TikTok là hoạt động cung cấp hàng hóa trong môi trường số, nhưng về bản chất vẫn là giao dịch mua bán hàng hóa. Do đó, người bán phải tuân thủ quy định về lập hóa đơn, quản lý hóa đơn điện tử, lưu trữ chứng từ và nghĩa vụ thuế theo pháp luật hiện hành. Trường hợp là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, nghĩa vụ lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc giao dịch diễn ra trực tiếp hay qua nền tảng mạng xã hội.

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Vì vậy, chốt đơn qua livestream vẫn làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn đúng thời điểm giao dịch.

Khi nào phải lập hóa đơn đối với đơn chốt qua livestream

Đối với hàng hóa bán qua livestream, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm giao hàng hoặc thời điểm chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng cho khách. Nếu người bán nhận cọc trước, khoản cọc đó không làm thay đổi thời điểm lập hóa đơn cho hàng hóa, trừ trường hợp giao dịch thuộc nhóm dịch vụ hoặc quy định chuyên ngành có cách xác định khác. Khi đơn hàng được xác nhận thành công và hàng được bàn giao, hóa đơn phải được phát hành theo đúng thời điểm luật định.

Trong thực tiễn bán hàng trên Facebook, TikTok, người bán thường chốt đơn bằng bình luận, tin nhắn, form đặt hàng hoặc sàn trung gian. Các dữ liệu này không thay thế hóa đơn, nhưng là căn cứ quan trọng để xác định giao dịch đã phát sinh, đối chiếu số lượng hàng bán, giá bán, người mua và thời điểm giao hàng. Nếu hàng hóa được bán hàng loạt cho nhiều khách trong cùng buổi livestream, từng giao dịch vẫn phải được ghi nhận và lập hóa đơn theo từng khách hoặc theo hình thức hóa đơn hợp pháp tương ứng với quy mô, phương thức bán hàng.

Cách lập và thể hiện nội dung trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hình thức phù hợp và là phương thức chủ đạo trong hoạt động bán hàng hiện nay. Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Khi lập hóa đơn, người bán phải ghi đầy đủ thông tin bắt buộc về bên bán, hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đối với bán hàng livestream, nội dung hóa đơn cần bám sát dữ liệu đơn hàng thực tế. Tên hàng hóa phải rõ ràng, tránh ghi chung chung; số lượng, đơn giá và thành tiền phải khớp với đơn đã xác nhận; trường hợp có chiết khấu, khuyến mại, quà tặng kèm cũng phải thể hiện theo quy định hóa đơn. Nếu người mua yêu cầu xuất hóa đơn trong khi đơn được chốt qua mạng xã hội, người bán vẫn phải phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ và lưu trữ được dữ liệu gốc của giao dịch.

Hồ sơ, chứng từ cần lưu đối với đơn hàng livestream

Nghĩa vụ lưu chứng từ không chỉ dừng ở hóa đơn điện tử. Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; đồng thời phải lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo quy định này.

Để chứng minh doanh thu và phục vụ quyết toán, người bán nên lưu đồng thời nhiều lớp dữ liệu: nội dung livestream, đơn chốt qua tin nhắn hoặc giỏ hàng, thông tin đặt hàng, phiếu giao hàng, biên bản đối soát với đơn vị vận chuyển, chứng từ thanh toán, hóa đơn điện tử, và dữ liệu hủy/đổi trả nếu có. Với mô hình bán hàng quy mô nhỏ, các tài liệu này vẫn cần được sắp xếp theo mã đơn hàng hoặc theo ngày bán để bảo đảm khả năng tra cứu khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý yêu cầu.

Đối với chứng từ kế toán, thời hạn lưu trữ thực hiện theo Luật Kế toán 2015. Theo khoản 1 Điều 41 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn khác nhau tùy loại; trong đó chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm theo quy định tại Điều 41. Vì vậy, hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan đến doanh thu livestream cần được tổ chức lưu trữ theo thời hạn kế toán tương ứng, không chỉ theo nhu cầu vận hành nội bộ.

Trách nhiệm của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

Doanh nghiệp bán hàng livestream phải tổ chức hệ thống phát hành hóa đơn điện tử, ghi nhận doanh thu, kế toán và lưu hồ sơ giao dịch thống nhất. Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng không được coi nhẹ nghĩa vụ hóa đơn chỉ vì giao dịch phát sinh trên mạng xã hội. Khi thuộc diện phải kê khai, nộp thuế hoặc phát sinh giao dịch bán hàng hóa có yêu cầu xuất hóa đơn, người bán vẫn phải thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ và lưu trữ dữ liệu.

Trong mô hình chốt đơn qua Facebook hoặc TikTok, rủi ro pháp lý thường xuất hiện ở ba điểm: không lập hóa đơn kịp thời, không lưu được dữ liệu chứng minh giao dịch, và không đối chiếu được doanh thu thực với doanh thu kê khai. Cách quản trị phù hợp là chuẩn hóa quy trình từ lúc livestream đến lúc giao hàng: chốt đơn phải có mã đơn; đơn hàng phải gắn với dữ liệu khách; mỗi giao dịch phải có căn cứ phát hành hóa đơn; và hồ sơ phải được lưu theo chuỗi liên tục từ đặt hàng đến thanh toán.

Quy trình lưu trữ thực hành tối thiểu nên áp dụng

Để đáp ứng yêu cầu pháp lý và thuận lợi cho kiểm tra thuế, người bán nên thiết lập một bộ hồ sơ tối thiểu cho từng đơn hàng. Bộ hồ sơ này gồm: dữ liệu chốt đơn, thông tin khách, hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán, chứng từ vận chuyển, đối soát hoàn/huỷ và tài liệu khuyến mại nếu có. Tất cả dữ liệu nên được sao lưu định kỳ, lưu trên hệ thống bảo mật và cho phép truy xuất nhanh theo ngày, chiến dịch, người chốt đơn hoặc mã vận đơn.

Với doanh nghiệp có nhiều phiên livestream, nên phân tách hồ sơ theo từng buổi bán hàng, từng nhãn hàng hoặc từng kênh bán. Cách tổ chức này giúp xác định doanh thu thực tế, chi phí vận chuyển, hàng hoàn, hàng đổi, và hạn chế sai lệch khi lập tờ khai thuế. Trong trường hợp có tranh chấp với khách hàng, bộ hồ sơ đầy đủ còn là căn cứ chứng minh nội dung cam kết bán hàng, giá bán, thời điểm giao hàng và tình trạng hàng hóa.

Những rủi ro pháp lý thường gặp

Rủi ro phổ biến nhất là chỉ chốt đơn qua tin nhắn nhưng không lập hóa đơn tương ứng. Cách làm này dẫn đến chênh lệch giữa doanh thu thực tế và doanh thu kê khai, làm phát sinh nguy cơ bị ấn định thuế, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm khi có dấu hiệu trốn thuế. Rủi ro thứ hai là lưu dữ liệu rời rạc, không đối chiếu được giữa livestream, đơn hàng, thanh toán và giao hàng.

Rủi ro thứ ba là xuất hóa đơn chậm hoặc xuất sai nội dung. Khi thời điểm lập hóa đơn không khớp với thời điểm chuyển giao hàng hóa, hoặc thông tin trên hóa đơn không khớp đơn hàng, người bán dễ bị xác định là vi phạm quy định về hóa đơn. Vì vậy, yêu cầu cốt lõi không chỉ là “có xuất hóa đơn hay không” mà còn là “xuất đúng thời điểm, đúng nội dung và lưu đúng hồ sơ”.

Kết luận

Bán hàng livestream qua Facebook, TikTok không làm thay đổi bản chất nghĩa vụ pháp lý của người bán. Khi giao dịch bán hàng hoàn tất, hóa đơn phải được lập theo đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa; đồng thời toàn bộ chứng từ giao dịch phải được lưu trữ an toàn, đầy đủ và có khả năng truy xuất. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần chuẩn hóa quy trình hóa đơn, chứng từ ngay từ khâu chốt đơn để bảo đảm tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro thuế.

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Luật Kế toán 2015.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
• Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP.
• Luật Quản lý thuế 2019.